Serbest Meslek Makbuzu Nedir? Hesaplama ve Düzenleme Yöntemleri

Serbest Meslek Makbuzu Nedir?

Serbest meslek makbuzu, bir serbest meslek erbabının verdiği hizmet karşılığında aldığı ücreti belgeleyen ve vergi kesintilerini (stopaj) gösteren özel bir fiş veya makbuzdur. Aşağıda, serbest meslek makbuzu kavramının anlamını, fatura ile farklarını ve hangi amaçlarla kullanıldığını inceleyelim.

Serbest Meslek Makbuzu Ne Anlama Gelir?

Serbest meslek makbuzu, avukat, doktor, mimar, danışman gibi bir kuruma bağlı olmadan kendi nam ve hesabına çalışan serbest meslek erbapları tarafından düzenlenen resmi bir belgedir. Bu makbuz, verilen hizmet karşılığında tahsil edilen ücreti ve bu ücrete ilişkin vergi kesintilerini belgelemeye yarar. Bir nevi serbest meslek erbaplarının faturası gibidir ancak ticari mal satışından ziyade kişisel mesleki hizmetlerin gelirini kayıt altına alır. Makbuz üzerinde hizmeti sunan kişinin ve hizmeti alan müşterinin bilgileri, hizmet tanımı, tarih ve tutar gibi detaylar yer alır. Serbest meslek makbuzu, Gelir Vergisi Kanunu uyarınca serbest meslek kazançlarının beyan ve vergilendirilmesinde kullanılmak zorundadır.

Serbest Meslek Makbuzu ile Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

Serbest meslek makbuzu ile fatura arasında kullanım alanı ve içerik bakımından bazı önemli farklar vardır:

• Kullanım Alanı: Fatura, mal ve hizmet satışı yapan ticari işletmeler tarafından düzenlenirken serbest meslek makbuzu, doktor, avukat, mühendis gibi serbest meslek mensupları tarafından mesleki hizmetler için düzenlenir. Yani makbuzu sadece serbest meslek erbapları kesebilir, işletmeler kendi gelirleri için fatura kullanır.

• Vergi Kesintisi (Stopaj): En önemli fark stopaj vergisi uygulamasıdır. Serbest meslek makbuzlarında, brüt ücret üzerinden Gelir Vergisi kesintisi yapılır (bu kesintiye stopaj veya tevkifat denir). Örneğin bir şirket, serbest meslek erbabına ödeme yaparken brüt tutarın %20’sini gelir vergisi olarak kesip vergi dairesine yatırır. Faturalarda ise alıcı tarafından böyle bir gelir vergisi kesintisi yapılmaz; satıcı kendi kazancını daha sonra beyan eder.

• KDV Uygulaması: Hem faturada hem serbest meslek makbuzunda KDV uygulanabilir, ancak bazı serbest meslek hizmetlerinde muafiyetler olabilmektedir. Genel olarak serbest meslek makbuzlarında da ilgili hizmet için geçerli oranda KDV gösterilir (standart KDV oranı güncel düzenlemelere göre %20’dir). Faturalarda KDV işletme tarafından hesaplanıp gösterilir; makbuzda da serbest meslek erbabı KDV’yi hesaplayıp makbuza ekler.

• Belge Biçimi: Serbest meslek makbuzları, önceden anlaşmalı matbaalarda bastırılmış ciltler halinde kullanılabilir veya elektronik ortamda e-belge şeklinde düzenlenir. Faturalar da kağıt ya da elektronik olabilir; fark, makbuzun üzerinde serbest meslek ibaresi ve vergi kesintisi bölümü bulunmasıdır. Makbuzda hizmet tanımı detaylı yazılır ve maliye onaylı seri numaraları bulunur.

Serbest Meslek Makbuzu Hangi Amaçlarla Kullanılır?

Serbest meslek makbuzu, serbest meslek erbaplarının her türlü tahsilatını kayıt altına almak ve ilgili taraflara yasal bir belge sunmak amacıyla kullanılır. Başlıca amaçları şunlardır:

• Geliri Belgelendirmek: Serbest meslek erbabı, verdiği hizmet karşılığı aldığı ücreti makbuz ile belgeleyerek gelirini resmiyete döker. Bu, hem kendisi için gelir beyanı hem de müşterisi için gider belgesi niteliğindedir.

• Vergi Yükümlülüğünü Yerine Getirmek: Makbuz sayesinde tahsil edilen tutarlar ve yapılan stopaj vergisi kesintileri resmi olarak gösterilir. Bu belge, serbest meslek kazancının Gelir Vergisi Kanunu’na uygun şekilde vergilendirilmesini sağlar. Müşteri tarafında (özellikle şirketse) yapılan stopaj kesintisi vergi sorumluluğunun yerine getirilmesi içindir.

• Resmi Kayıt ve Muhasebe: Makbuz, hem hizmet sunan kişinin hem de hizmeti alanın muhasebe kayıtları için gereklidir. Şirketler için serbest meslek makbuzu, gider pusulası yerine geçen ve gider yazabilecekleri resmi bir evraktır. Serbest meslek erbabı için ise yıllık beyanname döneminde kazançlarını gösteren temel belgedir.

• Hukuki Geçerlilik ve Şeffaflık: Yapılan işin karşılığında ödeme alındığını ve ilgili vergilerin kesildiğini kanıtlar. Böylece hem taraflar arasındaki ticari ilişki resmileşir hem de ileride doğabilecek anlaşmazlıklara karşı yazılı bir delil oluşturur.

Serbest Meslek Makbuzu Nasıl Düzenlenir?

Serbest meslek makbuzunun düzenlenmesi (halk tabiriyle makbuz kesilmesi), belirli kurallara uygun olarak gerçekleştirilir. Aşağıda, serbest meslek makbuzunun fiziki olarak nasıl kesileceğini, elektronik ortamda nasıl düzenleneceğini ve süreçte dikkat edilmesi gerekenleri adım adım ele alıyoruz.

Serbest Meslek Makbuzu Nasıl Kesilir?

Makbuz kesmek için öncelikle serbest meslek erbabının vergi mükellefiyetini başlatmış olması gerekir. Yani kişinin bağlı bulunduğu vergi dairesine kaydolup mükellefiyet açtırması şarttır. Vergi kaydı açıldıktan sonra Maliye ile anlaşması olan bir matbaada kendi adına serbest meslek makbuzu bastırılır. Bu matbaadan alınan ciltli makbuzlar, seri ve sıra numarası taşıyan, Gelir İdaresi onaylı belgelerdir.

Fiziki makbuz kesme adımları özetle şöyledir:

• Makbuzun Doldurulması: Hizmet verildiğinde, makbuz cildinden sırasıyla bir yaprak kullanılır. Makbuzda hizmeti sunan serbest meslek erbabının adı, soyadı (veya unvanı), adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası önceden basılı veya doldurulacak alanlarda bulunur. Hizmeti alan müşterinin adı, soyadı (ya da şirket adı) ve adresi yazılır. Ardından verilen hizmetin türü ve kapsamı kısaca açıklanır, her bir hizmetin tutarı belirtilir.

• Tutar ve Vergi Hesaplamaları: Makbuz üzerinde önce brüt tutar (toplam hizmet bedeli) yazılır. Bu brüt tutar üzerinden kanunda belirtilen oranda gelir vergisi stopajı hesaplanır ve gösterilir. Genellikle stopaj oranı %20’dir (eğer müşteri bir şirket/tüzel kişiyse). Stopaj tutarı brüt bedelden çıkarılarak net tutar (serbest meslek erbabının eline geçen miktar) bulunur. Ayrıca brüt bedel üzerinden hesaplanan KDV tutarı da (örneğin %20 KDV) makbuza eklenir. Sonuç olarak, net tutar + KDV = müşteriden tahsil edilecek toplam tutar makbuzda belirtilir.

• İmza ve Teslim: Makbuz eksiksiz doldurulduktan sonra, hizmeti veren kişi tarafından imzalanır. Düzenlenen makbuzun aslı müşteriye verilir, kopyası ise makbuz cildinde kalır (bu nüsha ileride vergi denetimleri ve muhasebe için saklanır). Makbuzlar kesilirken tarih sırası ve seri numarası sırasına dikkat edilmelidir; atlama veya geriye dönük kesinti olmamalıdır.

Not: Fiziki makbuzlarda hata yapılırsa, yanlış doldurulan nüsha yırtılıp atılmaz. Bunun yerine üzerine “İPTAL” yazılarak cilde zımbalanır ve iptal edildiği halde saklanır. Bu sayede seri numarası düzeni bozulmamış ve kayıtlı kalmış olur.

Elektronik Ortamda Serbest Meslek Makbuzu Düzenleme Süreci

Günümüzde serbest meslek makbuzları elektronik ortamda, e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) olarak da düzenlenebilmektedir. Hatta Gelir İdaresi’nin e-dönüşüm süreci kapsamında pek çok meslek grubu için e-SMM kullanımı zorunlu hale gelmiştir. Elektronik ortamda makbuz düzenleme süreci özetle şöyledir:

• Sisteme Başvuru: Öncelikle serbest meslek erbabı, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi üzerinden e-belge (e-SMM) uygulamasına kayıt olmalıdır. Bu kayıt için genellikle mali mühür (şirketler için) veya e-imza (şahıslar için elektronik imza) edinmek gereklidir. Kayıt işlemi doğrudan GİB portalı üzerinden veya özel entegratör şirketlerin programları aracılığıyla yapılabilir.

• Makbuzun Elektronik Oluşturulması: E-SMM sistemine giriş yapıldıktan sonra, yeni bir serbest meslek makbuzu elektronik form üzerinde oluşturulur. Fiziki makbuzda olduğu gibi bu formda da müşterinin bilgileri, hizmet tanımı, tutar gibi alanlar doldurulur. Sisteme girilen brüt tutar üzerinden stopaj ve KDV hesaplamaları otomatik olarak yapılır ve makbuza yansıtılır.

• Onay ve İmzalama: Tüm bilgiler kontrol edildikten sonra elektronik makbuz, sistem üzerinden dijital olarak imzalanır (GİB portalında GİB’in mali mührü ile onaylanır veya özel entegratör sisteminde kullanıcının e-imzası ile). Onaylanan e-makbuz artık resmi geçerliliğe sahip olur.

• Gönderim ve Saklama: Düzenlenen e-serbest meslek makbuzu, elektronik ortamda alıcısına iletilir. Genellikle alıcının e-posta adresine PDF olarak gönderilebilmekte veya entegratör sistemleri SMS/email yoluyla makbuz linki iletebilmektedir. E-SMM, GİB sistemine de otomatik olarak raporlandığı için ayrıca bir bildirim gerektirmez. Elektronik makbuzlar kağıt olarak saklanmak zorunda değildir; yasal olarak 10 yıl boyunca dijital ortamda güvenli biçimde saklanmaları yeterlidir.

Elektronik ortamda makbuz kesmek, kağıtla uğraşmayı ortadan kaldırdığı için işlemleri hızlandırır ve hata riskini azaltır. Stopaj ve KDV gibi vergi hesapları sistem tarafından yapıldığı için eksik ya da yanlış tutar girme olasılığı düşer. Ayrıca dijital arşivleme sayesinde makbuzlar kolayca bulunup kontrol edilebilir.

Serbest Meslek Makbuzu Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

İster fiziki ister elektronik olsun, serbest meslek makbuzu düzenlerken dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar vardır. Bu hususlar, makbuzun geçerli ve hatasız olmasını sağlamak içindir:

• Bilgilerin Eksiksiz Girilmesi: Makbuz üzerindeki tüm bilgiler (tarafların adı, adresi, vergi dairesi ve numarası, tarih, hizmet tanımı, tutarlar vb.) eksiksiz ve doğru şekilde doldurulmalıdır. Özellikle vergi kimlik numaraları ve adresler doğru yazılmalı, tarih mutlaka hizmetin gerçekleştiği veya ödemenin alındığı günü göstermelidir.

• Güncel Vergi Oranları: Makbuz düzenlerken stopaj oranı ve KDV oranı gibi vergi oranlarının güncel olduğunu kontrol edin. Yasal düzenlemelere göre stopaj genellikle %20’dir ancak bazı özel durumlarda farklılık olabilir. KDV oranları da yıl içinde değişikliğe uğrayabilir (örneğin standart KDV oranı yakın zamanda %18’den %20’ye çıkmıştır). Yanlış oran kullanmamak için güncel vergi oranlarını takip edin.

• Brüt ve Net Tutar Uyumu: Brüt tutar, stopaj ve net tutar ilişkisinin doğru hesaplandığından emin olun. Makbuzda gösterilen stopaj tutarı, brüt tutarın belirlenmiş yüzdesine eşit olmalı ve brütten çıkarıldığında net tahsilat doğru hesaplanmış olmalıdır. Aynı şekilde KDV de brüt tutar üzerinden doğru hesaplanıp eklenmelidir.

• Düzenleme Zamanı: Hizmet bedeli tahsil edildiği anda veya en geç çok kısa bir süre içinde makbuz düzenlenmelidir. Gecikmeli makbuz düzenlemek yasal olarak sakıncalıdır ve gelir beyanında tutarsızlığa yol açabilir. Müşteri ödeme yaptığında, eş zamanlı olarak makbuzunu isteme hakkına sahiptir.

• Muhasebe ve Kayıt: Düzenlenen her makbuzun bir nüshası serbest meslek erbabında kalır ve bu nüshalar sırasıyla saklanmalıdır. Muhasebeciniz veya mali müşaviriniz, yıl boyunca kestiğiniz makbuzları kayıt altına alıp beyanname döneminde bunları kullanacaktır. Bu nedenle makbuzların kaybolmaması, yıpranmaması önemlidir. Elektronik makbuzlarda ise sistem otomatik kayıt tuttuğundan, gerektiğinde çıktı alarak veya PDF olarak arşivleyerek yedeğini tutmak faydalı olabilir.

• İmza ve Onay: Fiziki makbuz mutlaka ıslak imza içermelidir; imzasız bir makbuz geçersiz sayılır. E-SMM’de de dijital imza/onay olmadığı takdirde belge yasal geçerlilik taşımaz. Bu yüzden makbuzun doğru şekilde imzalandığından emin olun.

Kimler Serbest Meslek Makbuzu Düzenleyebilir?

Serbest meslek makbuzu, belirli meslek gruplarına ait kişiler tarafından düzenlenebilen bir belgedir. Her önüne gelen bu makbuzu kesemez; yalnızca serbest meslek erbabı olarak tanımlanan kişiler kendi gelirleri için serbest meslek makbuzu kullanır. Peki, kimler serbest meslek erbabı sayılır ve makbuz düzenleme yetkisine sahiptir?

Serbest Meslek Erbabı Kimdir?

Serbest meslek erbabı, bir mesleki faaliyeti herhangi bir işverene bağlı olmaksızın, kendi nam ve hesabına, şahsi sorumluluk altında ve genellikle sermayeden ziyade kişisel bilgi ve uzmanlığı ile icra eden kişidir. Kısaca, mesleki bilgi ve becerisine dayanarak bağımsız çalışan ve bu yolla gelir elde eden kişiler serbest meslek erbabı olarak tanımlanır. Bu kişiler, elde ettikleri serbest meslek kazancı dolayısıyla gelir vergisi mükellefidirler ve kazançlarını belgelemek için serbest meslek makbuzu kullanırlar.

Bir serbest meslek erbabının temel özellikleri şunlardır:

• Bağımsız çalışır (bir işverene bordrolu bağlı değildir).

• Mesleki yeterlilik veya uzmanlık gerektiren bir alanda hizmet sunar.

• Gelirini hizmet verdiği müşterilerden doğrudan tahsil eder.

• Gelir vergisi mükellefi olup, kazancını yıllık beyanname ile beyan eder (stopaj yoluyla vergisinin bir kısmı peşin ödenmiş olur).

• Faaliyetini yürütürken bir işyeri açabilir veya evinden çalışabilir, ancak işletme geliri değil serbest meslek geliri elde eder.

Serbest Meslek Makbuzu Düzenleme Yetkisi Olan Meslek Grupları

Birçok meslek mensubu serbest meslek erbabı kapsamında değerlendirilebilir. Aşağıda, serbest meslek makbuzu kesebilen başlıca meslek gruplarını sıraladık:

• Avukatlar, Noterler: Hukuki danışmanlık ve temsil hizmeti sunanlar (dava vekalet ücretleri vb. için makbuz keserler).

• Doktorlar, Diş Hekimleri, Veterinerler: Sağlık alanında bağımsız çalışan hekimler ve uzmanlar (muayene ücreti, tedavi ücreti gibi hizmetler için).

• Mühendisler, Mimarlar: Proje, tasarım, danışmanlık hizmeti veren ve bağımsız çalışan teknik uzmanlar.

• Mali Müşavirler, Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler (SMMM), Yeminli Mali Müşavirler: Muhasebe, denetim ve finansal danışmanlık hizmeti sunan bağımsız meslek mensupları.

• Danışmanlar, Eğitimciler, Koçlar: İş danışmanları, bilişim danışmanları, kişisel gelişim koçları, özel ders veren öğretmenler gibi herhangi bir konuda uzmanlık hizmeti sağlayanlar.

• Sanatçılar, Yazarlar, Çevirmenler: Eser ve fikir üretimine dayalı iş yapan, telif geliri elde eden veya proje bazlı çalışan kişiler (örneğin bir yazar editörlük hizmeti için makbuz kesebilir).

• Bilgisayar Programcıları, Tasarımcılar (Freelance): Kendi başına yazılım geliştiren veya grafik tasarım yapan ve proje bazlı çalışan kişiler (şahsi olarak vergi mükellefi iseler).

Yukarıdaki gruplar, serbest meslek makbuzu düzenleme yetkisine sahip yaygın örneklerdir. Özetle, yaptığı iş bir ticari mal alım-satımı olmayan, kişisel emek ve bilgiye dayalı hizmet sunan bağımsız çalışan herkes (vergi mükellefi olduğu takdirde) bu makbuzu kullanır.

Serbest Meslek Sahipleri ve Makbuz Kullanımı

Bu meslek gruplarına giren serbest meslek sahipleri, gelir elde ettikleri her iş için serbest meslek makbuzu düzenlemek zorundadır. Bu, tek seferlik bir iş de olabilir, düzenli hizmet de olabilir; her tahsilat belgelendirilmelidir. Makbuz kullanımı, serbest meslek erbabının hem yasal yükümlülüğüdür hem de profesyonel iş yapma disiplininin bir parçasıdır.

Serbest meslek erbapları, makbuzlarını düzenlerken ve gelirlerini beyan ederken çoğu zaman bir muhasebe uzmanından yardım alırlar. Muhasebeciler veya mali müşavirler, yıl içinde kesilen makbuzlardaki stopaj tutarlarını gelir vergisi beyannamesinde mahsup ederek vergi hesaplamasını yaparlar. Bu nedenle serbest meslek sahibi kişi, makbuzlarını doğru keserek hem kendi vergi sürecini kolaylaştırır hem de hizmet verdiği müşterinin kayıtlarına uygun bir belge sunmuş olur.

Unutulmamalıdır ki, serbest meslek makbuzunu sadece bu meslek mensupları kendi kazançları için kesebilir. Eğer bir işletme söz konusu ise, gelir serbest meslek kazancı kapsamına girmiyorsa, makbuz değil fatura düzenlenmelidir. Mükellef olmadığı halde serbest meslek makbuzu kullanmak yasal değildir. Ayrıca, serbest meslek erbabı yanında sigortalı eleman çalıştırabilir ancak kendi kazancı için makbuz düzenlemeyi ihmal edemez.

Serbest Meslek Makbuzu Hesaplama Yöntemleri

Serbest meslek makbuzu düzenlerken en önemli konulardan biri de ücret hesaplamasıdır. Brüt ve net tutarların doğru hesaplanması, stopaj vergisi ve KDV tutarlarının doğru ayrıştırılması gerekir. Bu bölümde serbest meslek makbuzunda tutar hesaplamanın nasıl yapıldığını, stopaj vergisinin bu hesaplamalardaki rolünü ve 2025 yılı için dikkat edilmesi gereken hesaplama önerilerini ele alıyoruz.

Serbest Meslek Makbuzu Hesaplama Nasıl Yapılır?

Bir serbest meslek makbuzunda hesaplama yaparken brüt tutar, stopaj, net tutar ve KDV ilişkisinin doğru kurulması gerekir. İzlenecek genel yöntem şöyledir:

1. Brüt Tutarı Belirleme: Öncelikle, verilen hizmet karşılığında belirlenen brüt ücret tespit edilir. Brüt tutar, hizmetin vergiler dahil toplam bedelidir (stopaj kesintisi yapılmadan önceki kısım).

2. Stopaj Hesabı: Eğer hizmet verilen müşteri bir şirket veya vergi sorumlusu ise brüt tutar üzerinden kanuni stopaj oranı uygulanır. Standart olarak serbest meslek kazançlarında stopaj oranı %20’dir. (Bazı özel serbest meslek işleri, örneğin GVK 18. madde kapsamındakiler, %17 stopaja tabii olabilir; bireysel müşterilerde ise stopaj %0dır.) Stopaj tutarı = Brüt Tutar × Stopaj Oranı formülüyle hesaplanır.

3. Net Tutar Hesabı: Stopaj, serbest meslek erbabının gelir vergisine mahsuben peşin alınan bir vergi olduğu için, bu tutar brüt ücretten düşülür. Net tutar, brüt tutar eksi stopaj tutarı şeklinde bulunur. Net tutar, serbest meslek erbabının müşteriden cebine giren gerçek tutardır (vergiden arındırılmış kazanç).

4. KDV Hesabı: Serbest meslek hizmeti KDV’ye tabiyse (çoğu hizmet tabidir), brüt tutar üzerinden ayrıca KDV hesaplanır. KDV tutarı = Brüt Tutar × KDV Oranı şeklindedir. (Genel KDV oranı %20’dir, ancak bazı hizmetlerde %10, %8 gibi indirimli oranlar olabilir.) KDV, makbuzda ayrı gösterilir ve müşteri tarafından ödenir; serbest meslek erbabı bu KDV’yi tahsil edip devlete ödemekle yükümlüdür.

5. Tahsil Edilecek Toplam: Müşterinin ödeyeceği toplam tutar, net tutar + KDV şeklinde olacaktır. Çünkü stopaj tutarı müşteri tarafından kesilip vergi dairesine yatırılacağı için, serbest meslek erbabına ödenmez. Örneğin, brüt 1000 TL’lik bir hizmette %20 stopaj 200 TL, net 800 TL olur; %20 KDV ise 200 TL olup müşterinin ödeyeceği toplam 1000 TL (net+stopaj dahil) + 200 TL KDV = 1200 TL’dir. Bu 1200 TL’nin 1000 TL’si matrah olup 200 TL’sini müşteri vergiye kesmiştir, 800 TL’yi ve KDV’nin 200 TL’sini hizmet veren alır.

6. Muhasebe Kaydı: Müşteri bir şirket ise bu makbuzu giderlerine kaydederken 800 TL’yi gider, 200 TL stopajı ödenecek vergi, 200 TL KDV’yi de indirilecek KDV olarak kayıtlarına alır. Hizmeti veren ise 800 TL’yi hasılat, 200 TL’yi hesaplanan KDV, 200 TL’yi de kesinti yoluyla ödenen vergi (mahsup edilecek) olarak değerlendirir.

Yukarıdaki hesaplamalar gösteriyor ki, serbest meslek makbuzunda brüt tutar her zaman stopaj + net tutar ilişkisine göre hesaplanır. Eğer serbest meslek erbabı, eline geçmesini istediği net tutarı önceden belirlediyse, bunu brüte çevirmek için net tutarı (100 – stopaj oranı)%’ine böyler. Örneğin net 800 TL istiyorsa brüt = 800 / 0,80 = 1000 TL olarak bulunur.

Stopaj Vergisi ve Serbest Meslek Makbuzu Hesaplaması

Stopaj vergisi, serbest meslek makbuzlarında çok önemli bir yer tutar. Stopaj, gelir vergisinin ödeme sırasında kaynaktan kesilerek peşin tahsil edilmesidir. Serbest meslek erbabı açısından stopaj, kendi vergisinin müşteri tarafından önden kesilip devlete yatırılması anlamına gelir. Bu uygulama, serbest meslek kazançlarının vergilendirilmesinde devlete bir güvence sağlar ve verginin zamanında tahsilini kolaylaştırır.

Serbest meslek makbuzlarında uygulanacak stopaj oranı kanunlarla belirlenir. Genel kural, serbest meslek ödemelerinde %20 stopaj kesilmesidir. Ancak bazı durumlarda farklı oranlar söz konusu olabilir:

• Tüzel Kişilere Hizmet: Hizmeti alan müşteri bir şirket, vakıf, dernek gibi tüzel kişiyse genellikle %20 oranında stopaj keser. Bu, en yaygın senaryodur.

• Gerçek Kişilere Hizmet: Eğer hizmet bir bireye/son tüketiciye veriliyorsa, stopaj uygulanmaz (%0). Çünkü normal vatandaşların vergi kesintisi yapma yükümlülüğü yoktur; bu durumda serbest meslek erbabı aldığı ücreti brüt kabul edip vergisini kendisi yıl sonunda öder.

• Özel Durumlar: Gelir Vergisi Kanunu’nun 18. maddesi kapsamına giren bazı serbest meslek kazançlarında stopaj oranı %17 olarak belirlenmiştir (örneğin telif geliri elde eden yazarlar, çevirmenler belirli şartlarda). Bu özel durumlar dışında %20 standart kabul edilir.

Stopaj kesintisi, müşterinin sorumluluğundadır. Müşteri, serbest meslek makbuzu bedelinden kesip yatırdığı bu vergiyi muhtasar beyanname ile vergi dairesine kendi adına beyan eder. Öte yandan serbest meslek erbabı da yıl sonunda tüm kazançlarını beyan ederken, bu kesilmiş tutarları önceden ödenmiş vergi olarak gösterip kendi ödeyeceği gelir vergisinden mahsup eder. Yani stopaj, nihai vergiden düşülebildiği için çifte vergi olmaz, peşin ödeme mahiyetindedir.

Hesaplamalarda stopajın doğru uygulanması çok önemlidir. Stopaj yapılması gereken durumlarda bunu yapmamak veya yanlış oran uygulamak hem hizmet veren hem alan için ileride vergi cezasına yol açabilir. Örneğin bir şirketten tahsilat yaparken makbuzda stopaj göstermezseniz, şirket bunu gider yazarken sorun yaşar ve vergi idaresi bu ödemeyi stopajsız bırakıldığı için sorgulayabilir. Bu nedenle serbest meslek erbapları ve onların muhasebecileri stopaj konusunda dikkatli olmalıdır.

E-Serbest Meslek Makbuzu Nedir?

Dijitalleşmenin artmasıyla birlikte serbest meslek makbuzları da elektronik ortama taşındı. E-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM), kağıt makbuzla aynı yasal niteliklere sahip olmakla birlikte tamamen elektronik ortamda düzenlenen bir belgedir. Bu bölümde e-SMM’nin ne olduğunu, nasıl kullanıldığını, sağladığı avantajları ve e-SMM düzenleme sürecinin nasıl işlediğini ele alıyoruz.

E-SMM Nedir ve Nasıl Kullanılır?

Elektronik Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM), serbest meslek erbaplarının mesleki tahsilatlarını dijital olarak belgelemelerini sağlayan bir e-belge uygulamasıdır. Esasen e-SMM, kağıt serbest meslek makbuzunun elektronik versiyonudur ve hukuki olarak aynı geçerliliğe sahiptir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yürütülen e-belge sisteminin bir parçasıdır.

E-SMM kullanımı için öncelikle serbest meslek erbabının sisteme kayıt olması gerekir (GİB Portalı veya yetkili özel entegratör yazılımları aracılığıyla). Kayıt sırasında şahıs şirketleri e-imza (Nitelikli Elektronik Sertifika), tüzel kişiler ise mali mühür temin ederek başvurularını yaparlar. Başvuru onaylandığında mükellef, e-SMM düzenlemeye başlayabilir.

E-SMM’nin kullanımı oldukça pratiktir:

• Makbuzlar internet üzerinden doldurulur; kağıt ve matbaa derdi yoktur.

• GİB’in e-belge portalına giriş yaparak veya özel bir entegratör yazılım kullanarak müşterinin bilgileri ve hizmet detayları girilir.

• Sistem, stopaj ve KDV hesaplamalarını otomatik yapar ve makbuza ekler.

• Makbuz, dijital olarak imzalanıp onaylandıktan sonra anında alıcıya elektronik olarak gönderilebilir (e-posta ile PDF, veya entegratörün sağladığı yöntemlerle).

• Düzenlenen e-makbuzlar GİB sistemine kaydedildiği için ayrıca bir bildirim veya basılı kopya gönderimine gerek yoktur.

E-SMM, Türkiye’de kademeli olarak zorunlu hale gelmiştir. Özellikle 2020 yılından itibaren birçok serbest meslek mensubu için e-SMM’ye geçiş zorunluluğu getirilmiştir. 2025 itibarıyla serbest meslek kazancı elde edenlerin büyük bölümü e-SMM kullanmaktadır. Kağıt makbuz devri büyük ölçüde kapanmıştır diyebiliriz. Yine de e-SMM sistemine henüz geçmemiş olanlar, belirli istisnalar kapsamında kağıt makbuz kullanabilse de yakın gelecekte tüm serbest meslek erbaplarının dijital sisteme geçmesi beklenmektedir.

Elektronik Serbest Meslek Makbuzunun Avantajları

E-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) kullanmanın, geleneksel kağıt makbuza kıyasla pek çok avantajı vardır:

• Kağıt ve Baskı Maliyetini Ortadan Kaldırır: E-SMM tamamen dijital olduğu için anlaşmalı matbaada bastırma, kağıt stoğu tutma, yazdırma gibi masraflar son bulur. Bu da uzun vadede maliyet tasarrufu sağlar. Aynı zamanda daha çevre dostu bir çözümdür, kağıt tüketimi azalır.

• Kolay ve Hızlı İşlem: İnternet bağlantısı olan her yerden makbuz düzenlemek mümkündür. Ofiste olmasanız bile anında makbuz kesip müşteriye iletebilirsiniz. Müşteriye fiziken belge ulaştırma derdi olmadığından hızlı ödeme ve hızlı belge gönderimi imkânı doğar. Örneğin, hizmet bittiğinde dakikalar içinde e-SMM kesip e-posta ile yollayabilirsiniz.

• Hata Riskini Azaltır: E-SMM sistemleri, stopaj ve KDV hesaplarını otomatik yaptığı için yanlış hesaplama riskini en aza indirir. Ayrıca gerekli tüm alanlar elektronik formda tanımlı olduğundan, bir bilgiyi unutma ihtimaliniz düşer (zorunlu alanları boş bırakamazsınız). Bu da muhasebe açısından tutarlılık sağlar ve cezai duruma düşmeyi engeller.

• Düzenli Kayıt ve Arşivleme: Elektronik makbuzlar, yasal olarak dijital ortamda uzun süre saklanabilir. GİB sistemi ve entegratörler genelde 10 yıl boyunca bu belgeleri arşivler. İhtiyaç duyulduğunda eski bir makbuza ulaşmak, dijital arama ile çok kolaydır. Fiziki arşivde klasör karıştırmaya gerek kalmaz. Ayrıca belgeleriniz yanma, kaybolma gibi risklere karşı güvendedir.

• Vergi Uyumunu Kolaylaştırır: E-SMM, GİB’e anlık raporlandığı için ayrıca bir bildirim yapmanız gerekmez, muhtasar veya diğer beyanlarda ek bilgi sunmanız kolaylaşır. Müşteri tarafı için de e-SMM, e-Arşiv Fatura gibi dijital bir belge olduğu için gider işlemleri daha hızlı yapılır. Kısaca, her iki tarafın da vergi süreçleri dijital olarak uyumlu hale gelir.

• Profesyonel İmaj: Dijital makbuz kullanımı, özellikle danışmanlık, bilişim gibi alanlarda modern ve profesyonel bir imaj yaratır. Müşteriler, elektronik belge almayı artık tercih etmektedir çünkü istedikleri zaman e-postalarında bulabilir, istedikleri kadar kopyalayabilirler. Bu da müşteri memnuniyetini artırır.

E-Serbest Meslek Makbuzu Düzenleme Süreci

E-SMM düzenleme süreci, geleneksel makbuz kesme adımlarının dijitalleştirilmiş halidir. İşte elektronik serbest meslek makbuzu kesme sürecinin temel adımları:

1. Başvuru ve Aktivasyon: Öncelikle e-SMM kullanıcısı olmak için GİB’e başvurun. Şahıs iseniz e-imzanızla, şirket iseniz mali mührünüzle GİB Portalı üzerinden e-SMM başvurusunu tamamlayın. Başvurunuz onaylandığında e-SMM uygulamanız aktif hale gelir.

2. Portal veya Entegratör Seçimi: E-SMM’yi dilerseniz GİB’in ücretsiz e-Belge portalından kendiniz kesebilir, dilerseniz özel entegratörlerin (Logo, Paraşüt, Uyumsoft gibi) sunduğu ön muhasebe programlarıyla kullanabilirsiniz. Uygulama seçiminizi yapın ve sisteme giriş sağlayın.

3. Müşteri ve Hizmet Bilgilerini Girin: Yeni makbuz oluşturma seçeneğiyle makbuz formunu açın. Hizmet verdiğiniz müşterinin unvanı, vergi kimlik numarası (veya T.C. kimlik no), adresi gibi bilgileri girin. Ardından hizmet açıklamasını ve tutarı yazın. (Birden fazla kalem varsa ayrı ayrı girebilirsiniz).

4. Hesaplamaların Kontrolü: Girdiğiniz tutarlar üzerinden sistem otomatik olarak stopaj tutarını ve KDV tutarını hesaplayıp formda gösterecektir. Örneğin, brüt 5.000 TL girdiyseniz stopaj %20 ise 1.000 TL olarak hesaplanır, KDV %20 ise 1.000 TL olarak hesaplanır ve makbuzda ilgili alanlara eklenir. Bu hesaplamaları kontrol edin, gerekiyorsa oranları güncelleyin (örneğin KDV muaf bir hizmet ise KDV oranını %0 seçmelisiniz).

5. Makbuzu Onaylayın (İmzalama): Tüm bilgiler doğruysa makbuzu onaylayın. GİB Portalı kullanıyorsanız, kayıtlı e-imzanız ile onay işlemi yapılır; entegratör kullanıyorsanız sistem bu onayı arka planda halleder. Onay, makbuzun resmi olarak yaratılması demektir.

6. Müşteriye Gönderin: Onayladığınız e-serbest meslek makbuzu, PDF veya UBL formatında görüntülenebilir. Müşteriye e-posta ile otomatik gönderim sağlayabilir veya çıktısını alıp fiziki olarak da iletebilirsiniz (her ne kadar kağıt çıktı yasal belge yerine geçmese de müşteri bilgilendirme amaçlı isteyebilir). Önemli olan, makbuzun elektronik ortamda düzenlenmiş ve GİB’e bildirilmiş olmasıdır.

7. Dijital Arşivleme: Düzenlenen e-SMM, GİB sisteminde kayıtlı kalacaktır. Kendi bilgisayarınıza da indirip saklayabilirsiniz, ancak GİB veya entegratör genellikle zaten yasal saklama görevini üstlenir. Yine de belgeyi PDF olarak arşivinize koymak isteyebilirsiniz. Makbuz numaraları ve tarih sırasını dijital olarak takip etmek kolay olsa da, dilerseniz dönemsel olarak dökümler alıp kontrol edin.

Bu adımlarla e-SMM düzenleme işlemi tamamlanır. Görüldüğü üzere, süreç büyük ölçüde otomatik ve kullanıcı dostudur. E-SMM kullanırken dikkat etmeniz gereken tek şey, bilgileri doğru girmek ve özel durumları (istisnai vergi oranı, muafiyet vs.) sisteme doğru yansıtmaktır. Geri kalan işlemler (numara verme, raporlama, saklama) otomatik gerçekleşir.

Serbest Meslek Makbuzunda Dikkat Edilmesi Gerekenler

Son olarak, bir serbest meslek makbuzu hazırlanıp müşteriye sunulduğunda geçerli olabilmesi ve ileride sorun yaratmaması için bazı şartları taşıması gerekir. Aynı zamanda, makbuz kesiminde yapılan hatalar ve bunların nasıl düzeltilebileceği de bilinmelidir. Bu bölümde, serbest meslek makbuzunda bulunması gereken bilgileri, belgenin geçerlilik şartlarını ve yaygın hatalar ile çözüm yollarını ele alalım.

Serbest Meslek Makbuzunda Hangi Bilgiler Yer Almalıdır?

Bir serbest meslek makbuzunun yasal olarak geçerli olabilmesi için Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen bazı bilgiler mutlaka yer almalıdır. Makbuz üzerinde bulunması gereken başlıca bilgiler şunlardır:

• Hizmeti Verenin Bilgileri: Serbest meslek erbabının adı ve soyadı (veya varsa ticari unvanı), iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi kimlik numarası (T.C. kimlik no da vergi numarası yerine geçebilir) açıkça yazılmalıdır.

• Hizmeti Alanın Bilgileri: Hizmet sunulan müşterinin adı ve soyadı (eğer şirket ise ticaret unvanı), adresi ve vergi kimlik numarası (şirketlerde VKN, şahıslarda T.C. no) belirtilmelidir. (Not: Gerçek kişi müşteriler için T.C. no bilinmiyorsa en azından ad-soyad ve adres yazılmalıdır.)

• Belge Seri ve Sıra No: Makbuzun seri harfleri ve sıra numarası basılı olur (e-makbuzlarda bu numara elektronik olarak verilir). Bu numara, her makbuzun mü unique olduğunu ve sıralı kesildiğini gösterir.

• Düzenlenme Tarihi: Makbuzun kesildiği tarih gün/ay/yıl olarak belirtilir. Bu tarih, hizmetin karşılığı ücretin alındığı tarih olmalıdır.

• Hizmetin Tanımı: Verilen hizmetin ne olduğu kısa ama anlaşılır şekilde yazılır. Örneğin “Hukuki danışmanlık ücreti” veya “Diş tedavi ücreti” gibi. Birden fazla hizmet varsa kalem kalem listelenir.

• Brüt Tutar: Hizmetlerin toplam brüt ücreti, makbuz üzerinde rakam ve gerekiyorsa yazı ile belirtilir.

• Hesaplanan Stopaj: Brüt tutar üzerinden hesaplanan stopaj tutarı ve uygulanan stopaj oranı (%) makbuzda yer alır. Örneğin “Gelir Vergisi Stopajı (%20): 2.000 TL” gibi bir satır bulunur.

• Hesaplanan KDV: Hizmet bedeline uygulanan KDV varsa, bunun oranı ve tutarı da ayrı olarak belirtilmelidir. Örneğin “KDV (%20): 1.800 TL” gibi.

• Net Tahsilat Tutarı: Stopaj düşüldükten sonra serbest meslek erbabının tahsil ettiği net tutar açıkça gösterilir. Genelde makbuzlarda “Net Tutar” veya “Tahsil Edilen Tutar” şeklinde ifade edilir.

• İmza: Fiziki makbuzlarda, belgeyi düzenleyen serbest meslek erbabı makbuzun alt kısmını imzalar. E-SMM’de ise güvenli elektronik imza ile imzalanmış olması aynı işi görür. İmzasız makbuz geçersizdir.

Yukarıdaki bilgiler, kanunen serbest meslek makbuzunda bulunması gereken asgari unsurlardır. Bu bilgilerden biri bile eksik olursa makbuz teknik olarak geçerli sayılmaz ve hem vergi mevzuatı hem de iş ilişkisi açısından sorun teşkil edebilir. Dolayısıyla makbuz düzenlerken bu alanların tümünü doldurduğunuzdan emin olun.

Serbest Meslek Makbuzunun Geçerliliği İçin Gereken Şartlar

Serbest meslek makbuzunun geçerli bir belge sayılması için sadece bilgilerin yazılması yetmez, aynı zamanda bazı şekil şartlarının da yerine getirilmesi gerekir. İşte makbuzun geçerliliği için gereken başlıca şartlar:

• Doğru Format ve Belge Tipi: Makbuzun, Maliye tarafından anlaşmalı matbaada basılmış resmi bir serbest meslek makbuzu olması veya GİB’in e-SMM sistemi üzerinden düzenlenmiş bir e-belge olması gerekir. Gelişigüzel bir kağıda yazılan ödeme dekontu, serbest meslek makbuzu yerine geçmez. Mutlaka yetkili makbuz formatı kullanılmalıdır.

• Sıra Düzeni: Makbuzların seri ve sıra numarası takip etmesi şarttır. Atlanmış ya da tekrar eden numara olmamalıdır. Özellikle fiziki makbuz ciltlerinde, her makbuz kesildiğinde bir sonraki sıra numarasını kullanmalısınız. E-SMM’de sistem otomatik numara verdiği için bu sorun yaşanmaz, ancak fiziki makbuzda dikkat edilmeli.

• Zamanında Düzenleme: Makbuz, hizmet karşılığı ücretin alındığı anda veya çok kısa süre içinde düzenlenmelidir. Aylar sonra geriye dönük makbuz kesilmesi mevzuata aykırıdır ve kabul edilmez. Makbuzdaki tarih, fiili tahsilat tarihine uygun olmalıdır.

• İki Nüsha ve Saklama: Kağıt makbuzlar en az iki nüsha olur; biri müşteriye verilir, diğeri ciltte kalır. Serbest meslek erbabı, ciltte kalan nüshaları ve e-makbuz kayıtlarını 5 yıl süreyle saklamak zorundadır (Vergi Usul Kanunu gereği). E-SMM’ler için bu saklama süresi elektronik olarak 10 yıl şeklinde uygulanmaktadır. Saklama zorunluluğuna uyulmaması cezai risk doğurur.

• İmza ve Onay: Belgenin imzalanması, geçerliliğin temel şartıdır. Kağıt makbuzlarda ıslak imza, e-SMM’de elektronik imza bulunmalıdır. İmzalanmamış bir makbuz, resmi belge niteliği taşımaz.

• Müşteri Kabulü: Makbuz müşteriye ulaştırılmalı ve mümkünse müşteriden de bir kabul imzası alınmalıdır (özellikle yüksek tutarlı işlerde müşterinin de imzaladığı bir kopyayı saklamak ileride inkâr riskini önler). E-SMM’de müşteri, belgeyi elektronik olarak aldığı için ayrıca imza gerekmez, ancak mail ile gönderildiğinde okundu bilgisi almak veya sistem üzerinden teslim edildiğini görmek faydalıdır.

Bu şartlara uyan serbest meslek makbuzları, hem vergi denetimleri sırasında sorunsuz kabul edilir hem de taraflar arasında yasal geçerliliğe sahip olur. Aksi takdirde, eksik veya hatalı düzenlenen makbuzlar vergi cezalarına veya gelir kaybına yol açabilir.