Hazirun Cetveli Nedir? Hazirun Cetveli Özellikleri Nelerdir?

Hazirun cetveli, bir şirketin genel kurul toplantısında toplantıya katılan ortakların (pay sahiplerinin) ve varsa temsilcilerinin kayıt altına alındığı resmi bir belgedir. Diğer bir ifadeyle hazirun cetveli, genel kurulda hazır bulunan tüm pay sahiplerinin listesini içerir ve toplantının usulüne uygun yapıldığını belgeleyen önemli bir belge niteliğindedir. Türk Ticaret Kanunu’na (TTK) göre anonim şirket genel kurullarında hazirun cetveli hazırlanması yasal bir zorunluluktur. Bu cetvel sayesinde kimlerin toplantıda bulunduğu, ellerindeki pay oranlarıyla birlikte kaydedilir ve alınan kararların geçerli olabilmesi için gereken koşulların sağlandığı genel kurul sürecinde somut olarak gösterilmiş olur. Şirketlerin genel kurumsal yönetiminde şeffaflık ve hesap verebilirlik açısından da hazirun cetveli büyük önem taşır.

hazirun cetveli nedir?

Hazirun cetveli, çoğunlukla anonim ve limited şirketlerde gerçekleştirilen genel kurul toplantılarında, katılım sağlayan pay sahiplerinin veya onların temsilcilerinin isimlerini, sahip oldukları pay miktarlarını ve toplantıda alınan kararları kayıt altına alan resmi bir listedir. Bu belge, toplantıya katılan kişilerin varlığını ve toplantıda alınan kararların geçerliliğini teyit etmek amacıyla kullanılır. Hazirun cetveli, toplantının yasal olarak geçerli olabilmesi için gerekli asgari katılımın (nisap) sağlanıp sağlanmadığını gösterir.

Şirketin genel kurul toplantılarında hazirun cetveli hazırlanmadığı takdirde, toplantıda alınan kararların ticaret siciline tescili mümkün olmayabilir ve kararların hukuki geçerliliği tehlikeye girebilir. Bu nedenle hazirun cetveli, şirket genel kurulunda alınan kararların resmiyet kazanabilmesi ve herhangi bir eksiklik nedeniyle ileride doğabilecek itilafların önlenmesi için kritik bir rol oynar. Örneğin, hazirun cetvelinde adı bulunmayan bir kişinin oylamaya katıldığı sonradan anlaşılırsa, diğer pay sahipleri bu duruma dayanarak genel kurul kararlarının iptali için dava açma hakkına sahiptir

hazirun cetveli ne demek?

“Hazirun” kelimesi dilimize Arapçadan geçmiş olup hazır bulunan kişiler anlamına gelir. Dolayısıyla hazirun cetveli ne demek sorusunu, “bir toplantıda hazır bulunanların listesini gösteren cetvel” şeklinde yanıtlayabiliriz. Bu terim, şirketlerin ve benzeri organizasyonların resmi toplantılarında yoklama amacıyla kullanılan listeyi ifade eder. Hazirun cetveli, halk arasında hazirun listesi olarak da bilinir. Hatta Yeni Türk Ticaret Kanunu’nda bu kavram Türkçeleştirilerek “hazır bulunanlar listesi” olarak adlandırılmıştır. Yani hazirun listesi nedir? Sorusunun cevabı da aynıdır: Genel kurul gibi resmi bir toplantıya katılan tüm üyelerin veya ortakların isimlerinin, sahip oldukları payların ve temsil durumlarının yer aldığı listeye hazirun cetveli ya da hazır bulunanlar listesi denir.

Özetle, hazirun cetveli terimi bir şirketin genel kuruluna katılma hakkına sahip olan kişileri ve onların toplantıya katılım durumlarını gösteren belge anlamına gelir. Hazirun cetvelinde yer alan kişiler bizzat pay sahibi olabilecekleri gibi pay sahibinin vekili (temsilcisi) de olabilir. Türk Ticaret Kanunu kapsamında anonim şirketlerde genel kurula katılacak pay sahiplerinin önceden yönetim kurulu tarafından hazırlanan bu listede adının yer alması zorunludur. Aksi halde toplantıya katılım mümkün değildir. Dolayısıyla hazirun cetvelini kısaca, “genel kurul katılımcı listesi” veya “yoklama cetveli” olarak tanımlamak mümkündür.

hazirun cetveli özellikleri nelerdir?

Hazirun cetveli, şirketlerin genel kurul toplantılarında kritik bir rol oynar ve belirli özellikleriyle öne çıkar. Aşağıda hazirun cetvelinde yer alması gereken başlıca unsurlar ve bu belgenin karakteristik özellikleri listelenmiştir:

• Katılımcı Bilgileri: Hazirun cetveli, toplantıya katılan pay sahiplerinin (ve varsa temsilcilerinin) isimlerini tam unvanlarıyla içerir. Her pay sahibinin sahip olduğu pay adedi veya hisse oranı bu katılımcı bilgilerinin yanında belirtilir. Temsilciler söz konusuysa, temsil ettikleri pay sahibinin adı ve temsil yetkisine dair bilgi de eklenir. Böylece cetvel, toplantıda yer alan içerikler arasında en önemlisi olan katılımcı listesini ayrıntılarıyla sunar.

• Toplantı Ayrıntıları: Cetvel üzerinde toplantının tarihi, yeri ve saati gibi temel bilgiler de bulunmalıdır. Hangi şirketin genel kurulu için düzenlendiği, toplantının türü (olağan/olağanüstü genel kurul) ve gündem maddeleri genellikle cetvelin üst kısmında belirtilir. Bu sayede hazirun cetvelinin hangi toplantıya ait olduğu ve toplantının kapsamı belgede net bir şekilde anlaşılır.

• Doğruluk ve Tamlık: Hazirun cetveli, içerdiği bilgilerin eksiksiz bir şekilde ve doğru olarak yazılması gereken bir belgedir. Listedeki pay sahiplerinin adları, pay miktarları ve diğer bilgiler şirket kayıtlarıyla (örneğin pay defteriyle) tam bir uyum içinde olmalıdır. Bilgilerin doğruluğu ve güncelliği, toplantının yasal geçerliliği açısından kritik önem taşır. Cetvelde yapılacak bir hata, toplantı sonuçlarının geçerliliğine gölge düşürebilir veya tescil işlemlerinde sorunlara yol açabilir.

• İmzalar ve Onay: Toplantı sırasında, hazirun cetveli üzerinde listelenen pay sahiplerinden (ya da temsilcilerinden) her biri kendi adının karşısını imzalayarak toplantıya katıldığını onaylar. Bu imzalar, yoklamanın resmiyet kazanmasını sağlar. Ayrıca genel kurul başkanı, toplantı yazmanları ve varsa divan heyeti üyeleri de hazirun cetvelini imzalarak belgenin doğruluğunu onaylar. Anonim şirket genel kurullarında bakanlık temsilcisi bulunması gereken durumlarda, bakanlık temsilcisi de listeyi imzalar veya onaylar. Tüm bu imzalar, hazirun cetveline resmi belge niteliği kazandırır.

• Yasal Uygunluk: Hazirun cetveli, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili yönetmeliklere uygun şekilde düzenlenmelidir. Yasal çerçeveye uygunluk, belgenin geçerliliği için vazgeçilmezdir. Örneğin, TTK ve Genel Kurul Toplantıları Yönetmeliği uyarınca, hazirun cetvelinde bulunması gereken unsurlar eksiksiz olmalıdır; aksi takdirde toplantı tutanaklarının ticaret siciline tescili aşamasında ret veya yaptırımla karşılaşılabilir. Şirketler, hazirun cetvelini yasal gerekliliklere uygun şekilde hazırlayarak toplantı sonrası da belirli bir süre (genellikle en az 5 yıl) şirket kayıtlarında saklamakla yükümlüdür. Bu arşivleme, gerektiğinde belgeyi resmi mercilere sunabilmek ve ileride doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanabilmek açısından önemlidir.

hazirun cetvelinde neler olmalıdır?

Yukarıda sayılan özellikleri ışığında, bir hazirun cetvelinde bulunması gereken temel bilgiler özetle şunlardır: Toplantının yapıldığı şirketin adı, toplantının tarih ve yeri, katılımcıların isim/ünvanları, her birinin kimlik veya vergi numarası, uyruğu ve adresi, sahip oldukları pay sayısı ve bu payların toplam nominal değeri, payların varsa grup bilgisi, katılım şekli (asaleten veya vekaleten) ve nihayet her katılımcının imzası. Bu unsurların tamamı, hazirun cetvelinde yer almalıdır ve belge bu şekilde düzenlenmelidir. Aşağıdaki bölümde hazirun cetvelinin içeriğinde bulunması gereken bu bilgileri tablo halinde detaylandırıyoruz.

hazirun cetveli nereden alınır?

cetveli nereden alınır?

Hazirun cetveli, herhangi bir resmi kurumdan hazır olarak alınan bir şablon ya da form değildir. Cetveli nereden alınır? sorusu yerine, “cetvel nasıl hazırlanır?” daha doğru bir yaklaşım olacaktır. Ancak bazı ticaret odaları veya ticaret sicil müdürlükleri, şirketlere kolaylık sağlamak amacıyla örnek hazirun cetveli formatları sunmaktadır. Bu şablonlar genellikle şirket unvanı, ortak adı, pay miktarı, temsil durumu gibi alanları içerir. Şirket yetkilileri bu şablonları kullanarak kendi cetvellerini oluşturabilirler.

Ayrıca e-dönüşüm çözümleri sunan yazılım firmaları, hazirun cetveli hazırlığını dijitalleştirmek amacıyla özel modüller veya doküman yönetim sistemleri geliştirmiştir. Bu sistemlerde, pay defteri ve ortaklık yapısına bağlı olarak otomatik hazirun cetveli oluşturma fonksiyonları yer alabilir. Ancak yasal geçerlilik açısından, belge yine şirketin kendisi tarafından düzenlenip imzalanmalıdır.

hazirun cetveli noter onayı gerekli mi?

Hazirun cetveli noter onayı, her durumda zorunlu değildir. Ancak belirli koşullarda noter tasdiki gerekebilir. Özellikle aşağıdaki durumlarda noter onayı aranır:

• Genel kurul tutanakları ile birlikte ticaret siciline tescil başvurusu yapılacaksa, hazirun cetvelinin aslı veya noter onaylı örneği başvuru evrakları arasında yer almalıdır.

• Toplantıda bakanlık temsilcisi bulunuyorsa ve TTK madde 407/3 kapsamına giren şirketler söz konusuysa, hazirun cetveli temsilci tarafından da onaylanmalı ve genellikle noter onaylı nüsha hazırlanmalıdır.

• Şirket ortakları arasında anlaşmazlık potansiyeli varsa veya toplantı kararlarının mahkemeye taşınabileceği öngörülüyorsa, belgenin hukuki geçerliliği açısından noter onayı güvence niteliği taşır.

Ancak, şirket içi kullanım ve arşivleme için düzenlenen hazirun cetvellerinde noter onayı zorunlu değildir. Şirketin kendi iç imza süreci ve toplantı tutanağı ile birlikte cetvel geçerlilik kazanır. Dolayısıyla “hazirun cetveli noter onayı gerekli mi?” sorusunun yanıtı, kullanım amacına göre “bazen evet, bazen hayır” olacaktır.

şirketlerde hazirun cetveli nasıl temin edilir?

Şirketlerde hazirun cetveli, toplantıdan önce şirketin yönetim kurulu, müdürler kurulu veya yetkilendirilmiş bir iç birim (örneğin hukuk birimi veya sekreterlik) tarafından hazırlanır. Cetvelin temin edilmesi, yani oluşturulması süreci aşağıdaki adımları içerir:

1. Pay Defteri İncelemesi: Şirketin güncel pay defteri kontrol edilir. Toplantı günü itibarıyla kimlerin ortak olduğu ve her bir ortağın sahip olduğu pay miktarı belirlenir.

2. Şablon Hazırlığı: Ticaret odalarının sunduğu örneklerden veya şirketin daha önceki toplantılarında kullanılan formatlardan yararlanılarak bir hazirun cetveli şablonu hazırlanır.

3. Katılımcı Bilgilerinin İşlenmesi: Şirkete ait kayıtlar doğrultusunda pay sahiplerinin kimlik bilgileri, adresleri, uyruğu, sahip oldukları paylar ve katılım biçimi (asaleten/vekaleten) cetvele yazılır.

4. Toplantı Günü İmzaların Alınması: Katılımcılar cetvelde adlarının karşısına imza atarak toplantıya katıldıklarını teyit ederler.

5. Yetkili Onayları: Cetvel toplantı başkanı, yazman ve varsa bakanlık temsilcisi tarafından da imzalanarak resmiyet kazanır.

Bu sürecin sonunda oluşturulan cetvel, şirketin genel kurul belgeleri arasında saklanır ve gerekirse noter tasdikli olarak dış kurumlara sunulur.

hazirun cetvelinde neler bulunur?

Yukarıda sayılan özellikleri ışığında, bir hazirun cetvelinde bulunması gereken temel bilgiler özetle şunlardır: Toplantının yapıldığı şirketin adı, toplantının tarih ve yeri, katılımcıların isim/ünvanları, her birinin kimlik veya vergi numarası, uyruğu ve adresi, sahip oldukları pay sayısı ve bu payların toplam nominal değeri, payların varsa grup bilgisi, katılım şekli (asaleten veya vekaleten) ve nihayet her katılımcının imzası. Bu unsurların tamamı, hazirun cetvelinde yer almalıdır ve belge bu şekilde düzenlenmelidir. Aşağıdaki bölümde hazirun cetvelinin içeriğinde bulunması gereken bu bilgileri tablo halinde detaylandırıyoruz.

hazirun cetvelinde neler olmalıdır?

• Şirket Unvanı: Toplantıyı düzenleyen şirketin tam adı.

• Toplantı Tarihi ve Yeri: Gün/ay/yıl ve adres bilgisi.

• Toplantı Türü: Olağan/Olağanüstü bilgisi ve gündem referansı.

• Pay Sahibi Bilgileri:

  • Ad-soyad veya ticari unvan
  • T.C. Kimlik No

• Katılım Şekli: Asaleten mi vekaleten mi katıldığı ve vekilin adı (varsa).

• İmza: Katılımcı veya vekili imza atar. Cetvelin altına divan heyeti ve varsa bakanlık temsilcisi de imzalarını ekler.

Not: Hazirun cetveli, toplantı nisabı ve pay oranlarının hesaplanmasında kullanılır ve pay defteri ile tutarlı olmalıdır.

hazirun listesi nedir?

Yukarıda değindiğimiz gibi hazirun listesi, hazirun cetveli ile aynı anlama gelmektedir. Hazirun listesi nedir? sorusu, esasında hazirun cetveli nedir sorusunun bir başka ifadeyle tekrarıdır. Halk arasında veya bazı kaynaklarda “hazirun listesi” terimi kullanılabilir. Resmi mevzuatta ise daha ziyade “hazır bulunanlar listesi” tabiri geçmektedir. Yani hazirun cetveli = hazirun listesi = hazır bulunanlar listesi, bu kavramlar eş anlamlıdır.

toplantıya katılan pay sahipleri nasıl kaydedilir?

Hazirun cetveli hazırlanma süreci, genel kurul toplantılarının geçerli ve düzenli şekilde yürütülmesi için kritik bir adımdır.

1. Hazırlık: Pay sahiplerine toplantı çağrısı yapılır, pay defteri güncellenir.

2. Taslak Cetvel: Pay sahiplerinin adı, pay oranı ve imza alanı içeren bir taslak liste hazırlanır.

3. Yoklama ve Katılım: Toplantı günü katılımcılar kimliklerini ibraz eder; vekil gelmişse vekaletname sunulur.

4. İmzalar: Katılanlar cetvele imza atar; bu imza, katılımın resmî kanıtıdır.

5. Nisap Kontrolü: Toplantı yeter sayısı (nisap) cetvel üzerinden hesaplanır.

6. Onay: Divan heyeti ve varsa bakanlık temsilcisi cetveli imzalayarak onaylar.

7. Arşiv ve Tescil: Cetvel, tutanaklarla birlikte saklanır ve gerekirse ticaret siciline sunulur.

Anonim şirketlerde zorunlu olan bu belge, limited şirketlerde çok ortaklıysa benzer şekilde tutulur. Süreçteki her kayıt, toplantının geçerliliğini doğrudan etkiler.

şirketlerde hazirun cetveli kullanımı

limited şirketlerde hazirun cetveli nasıl hazırlanır?

Limited şirketlerin genel kurul toplantılarında da hazirun cetveli hazırlanabilir, ancak bunun zorunluluğu anonim şirketler kadar katı değildir. Limited şirketlerde hazirun cetveli olur mu? sorusuna cevaben: Evet, eğer bir limited şirketin birden fazla ortağı varsa ve özellikle ortak sayısı çok ise, genel kurul toplantılarında hazirun cetveli düzenlenmesi iyi bir uygulamadır. Bu sayede toplantıya kimlerin katıldığı ve kararların hangi sermaye çoğunluğuyla alındığı kayıt altına alınmış olur.

Limited şirketler hukukunda, tüm ortakların katılımıyla alınan kararlar (örneğin ortakların yazılı onayıyla dolaştırılan karar metinleri) mümkün olsa da, fiilen yapılan genel kurul toplantılarında yoklama alınması şeffaflık sağlar. Limited şirketlerde hazirun cetveli nasıl hazırlanır? Temel adımlar anonim şirkettekine benzerdir:

• Ortakların listesi, şirketin pay defteri veya ortaklar pay kayıtlarından çıkarılır. Her ortağın şirketteki sermaye payı tespit edilir.

• Toplantı günü gelen ortaklar listede işaretlenir ve imzaları alınır. Ortak sayısı az ise herkesin adının alt alta yazılıp imza attığı basit bir liste de olabilir. Ortak sayısı fazla ise anonim şirket formatına benzer daha detaylı bir cetvel kullanılır.

• Limited şirkette bakanlık temsilcisi bulundurmak çoğunlukla gerekmediğinden, hazirun cetvelinde yönetim kurulu (veya müdürler kurulu) başkanı ile toplantı başkanı/yazmanı imza atarak listeyi onaylar.

• Toplantı sonunda hazirun cetveli, karar tutanağıyla birlikte şirket kayıtlarına kaldırılır. Eğer alınan kararlar ticaret siciline tescil edilecek nitelikteyse (örneğin sermaye artırımı, müdür değişikliği gibi), ticaret sicili müdürlüğü genellikle hazirun cetvelinin de ibrazını ister. Bu durumda hazirun cetveli de karar ekinde sunulur (tek ortaklı limited şirkette tescilde hazirun listesi aranmadığını not edelim).

anonim şirketlerde hazirun cetveli örneği

Anonim şirket genel kurullarında hazirun cetveli kesin bir zorunluluk olduğundan, format ve içerik olarak daha standart hale gelmiştir. Anonim şirketlerde hazirun cetveli genellikle Ticaret Bakanlığı veya ticaret odalarının önerdiği formatlara uygun olarak hazırlanır. Yukarıda tabloda belirtilen tüm bilgiler anonim şirket hazirun cetvellerinde bulunur. Özellikle halka açık (borsaya kote) anonim şirketlerde, hazirun cetveli elektronik ortamda Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK) sisteminden genel kurul günü alınır; çünkü bu şirketlerde pay sahipleri kayıtlı elektronik sistem üzerinden takip edilir. Halka açık olmayan (kapalı) anonim şirketlerde ise, hazirun listesi şirket yönetim kurulu tarafından pay defterine dayalı olarak hazırlanır. Her iki halde de toplantı başlamadan önce yönetim kurulu, hazirun cetvelini imzalamak üzere toplantı başkanlığına sunar.

şirket genel kurul toplantılarında hazirun cetveli önemi nedir?

• Hazirun cetveli, şirket genel kurullarında yasal zorunluluk olup, kararların geçerli sayılabilmesi için gereklidir.
• Toplantıdaki katılım oranı ve oy çokluğu bu cetvelle belirlenir; kararların hukuka uygun alınmasını sağlar.
• Hukuki ihtilafların önlenmesi için kritik bir belgedir; kimlerin katıldığı ve oy kullandığı net şekilde kayıt altına alınır.
• Şeffaflık sağlar, pay sahiplerinin genel kurula katılımı açıkça görülür.
• Resmî bir delil olarak kullanılır; dava ve denetim süreçlerinde başvuru kaynağıdır.
• Kısacası, hazirun cetveli sağlıklı bir kurumsal yönetimin temel dayanaklarındandır.

hazirun cetveli örneği

bir hazirun cetveli örneği nasıl olmalıdır?

Kurumsal pratikte hazirun cetveli genellikle belirli bir formatta hazırlanır. Aşağıda, bir hazirun cetveli örneğinin nasıl göründüğüne dair bir şablon sunulmuştur. Bu örnek, İstanbul Ticaret Odası tarafından önerilen genel kurulda hazır bulunanlar listesi örneği temel alınarak hazırlanmıştır. Görüldüğü üzere sütunlar ve içerik, yukarıda anlattığımız unsurları barındıracak biçimdedir:

genel kurul toplantılarında hazirun cetveli nasıl düzenlenir?

Genel kurul toplantılarında hazirun cetveli düzenlenirken izlenecek yöntem, büyük ölçüde önceki bölümlerde anlattığımız kayıt ve onay süreciyle aynıdır. Yine de kısaca özetlemek gerekirse:

Bir şirket genel kurulu başlamadan evvel hazirun cetvelinin hazır bulundurulması esastır. Toplantı başkanı, toplantıyı açmadan önce hazirun cetvelini kontrol ederek toplantı sırasında gerekli çoğunluğun mevcut olup olmadığını belirler. Hazirun cetveli toplantı başkanı tarafından (varsa bakanlık komiseri ile birlikte) düzenlenir ve imzalanır; bu andan itibaren adı artık hazır bulunanlar listesi olarak anılır. Toplantı esnasında, gelen ve giden katılımcı değişimi olmaz – yani hazirun cetveli, toplantı açıldıktan sonra sabitlenmiş kabul edilir. Eğer toplantı devam ederken bazı pay sahipleri salondan ayrılsa bile, hazirun listesi ilk yoklamadaki haliyle toplantı sonuna kadar geçerlidir; bu kişiler oy kullanmasa dahi başlangıç nisabı sağlanmış olduğu için toplantı devam edebilir.

Genel kurul sonunda, hazirun cetveli toplantı tutanağı ile birlikte yeniden gözden geçirilir ve varsa eklenen notlar (örneğin “şu karar alındığında X ortağı salonda değildi” gibi) eklenir. Ancak genellikle bu tür ayrıntılar tutanakta yer alır; hazirun cetveli ise başlangıç yoklamasının kesin sonucunu temsil eden sabit bir belge olarak kalır. Son olarak, hazirun cetveli şirket yetkililerince mühürlenip ilgili imzalar tamamlandıktan sonra resmi arşive kaldırılır ve gerekirse noter onaylı bir kopyası alınarak dış mercilere verilmek üzere hazır edilir.

hazirun cetvelinin resmi bir belge olarak önemi

• Hazirun cetveli, anonim şirketlerde Türk Ticaret Kanunu gereği zorunlu olan ve genel kurulun geçerliliğini sağlayan resmi bir belgedir.
• Kurumsal geçerlilik açısından, genel kurul kararlarının yasal ve denetime uygun alındığını gösterir.
• Noter onayı, resmi işlemler için genellikle gereklidir ve belgenin doğruluğunu garanti altına alır.
• Cetvel, katılımcılar, oy oranları, toplantı zamanı ve yeri gibi kritik bilgileri içerir.
• Denetimlerde ve olası anlaşmazlıklarda, hazirun cetveli güvenilir bir referans kaynağıdır.