Gider pusulası, ticari hayatta fatura düzenlenemeyen özel hallerde kullanılan resmi bir belgedir. Birçok işletme ve girişimci, gider pusulası hakkında detaylı bilgiye ihtiyaç duyabilir. Bu yazımızda “Gider Pusulası nedir?” ve “Hangi durumlarda düzenlenir?” gibi temel soruları yanıtlayacak; ayrıca kimlerin bu belgeyi düzenleyebileceğini, stopaj oranlarını, e-gider pusulası uygulamasını ve gider pusulası düzenleme sürecinde dikkat edilmesi gereken noktaları açıklayacağız.
Gider Pusulası Nedir?
Gider pusulası (bir diğer adıyla gider notu), bir mal veya hizmet alımına ilişkin yapılan harcamanın belgelendirilmesi ve muhasebe sistemine kaydedilmesi için düzenlenen, fatura yerine geçen resmi bir belgedir. Fatura düzenlenemeyen durumlarda devreye giren gider pusulası, alıcı tarafından düzenlenir ve satıcı adına düzenlenmiş fatura hükmünde sayılır. Aynı zamanda, tüketicilere satılmış bir malın iade alınması hâlinde de gider pusulası kullanılmaktadır. Kısacası, faturanın kesilemediği özel hallerde gider pusulası kullanılarak işlem resmi olarak kayıt altına alınır. Not olarak, gider pusulasının düzenlenmesinde herhangi bir alt veya üst tutar sınırı yoktur; işletmeler ihtiyaç duyulan her meblağ için bu belgeyi düzenleyebilir.
Gider Pusulası Ne Zaman Kullanılır?
Gider pusulası, fatura ile belgelendirilemeyen ödemeler için kullanılır. Bir mal veya hizmet alındığında satıcı tarafından fatura verilemiyorsa (örneğin satıcı vergi mükellefi değilse), alıcı tarafından gider pusulası kesilir. Bu sayede alım işlemi resmi olarak kayıt altına alınmış olur. Bunun dışında, satılan bir malın tüketici tarafından iade edilmesi durumunda da iade sürecini belgelemek amacıyla gider pusulasından yararlanılır.
Gider Pusulasında Olması Gereken Bilgiler Nelerdir?
Gider pusulası düzenlenirken, üzerinde bazı zorunlu bilgilerin eksiksiz bulunması gerekir. Gider pusulasında yer alması gereken bilgiler şunlardır:
-
Belgeyi düzenleyen tarafın ticari unvanı, adresi, vergi kimlik numarası ve bağlı olduğu vergi dairesi
-
Belgenin düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası (gider pusulası ibaresiyle birlikte)
-
Satın alınan malın veya hizmetin tanımı, miktarı, birim fiyatı ve toplam tutarı
-
Uygulanan gelir vergisi stopaj oranı ve bu orana göre hesaplanan kesinti tutarı
-
KDV oranı ve tutarı (varsa)
-
Kesintiler düşüldükten sonra ödenen net tutar
-
Ödemeyi alan kişinin (satıcının) adı, soyadı/ünvanı, adresi ve imzası (ödemenin alındığını belirten ibare ile birlikte)
Bu bilgilerin eksiksiz olması, belgenin geçerliliği için zorunludur.
Gider Pusulası ile Fatura Arasındaki Fark Nedir?
Gider pusulası ile fatura arasındaki en büyük fark, belgenin kimin tarafından düzenlendiğidir. Fatura, mal veya hizmeti satan vergi mükellefi tarafından düzenlenirken; gider pusulasını, satıcı fatura kesemediği için alıcı taraf düzenler. Bu nedenle gider pusulası üzerinde belgeyi düzenleyen olarak alıcı firmanın bilgileri bulunur; satıcı kısmında ise fatura kesemeyen kişinin bilgileri yer alır. Ayrıca, fatura bedeli üzerinden KDV hesaplanıp gösterilir ve satıcı tarafından kazanç olarak beyan edilir; gider pusulasında ise KDV gösterilmeyebilir ve stopaj adı verilen vergi kesintisi alıcı tarafından yapılır. Her iki belge de resmi nitelikte olsa da gider pusulası, ancak belirli şartlar oluştuğunda kullanılan ve fatura yerine geçen bir evrak niteliğindedir.
Gider Pusulası Hangi Durumlarda Düzenlenir?
Hangi Durumlarda Gider Pusulası Düzenlenir?
Bazı özel hallerde fatura yerine gider pusulası düzenlenmesi gerekir. Gider pusulasının düzenlendiği başlıca haller şunlardır:
-
Vergi mükellefi olmayan bir kişiden mal ya da hizmet satın alınması
-
Tüketiciye satılmış bir ürünün müşteri tarafından iade edilmesi (işletmenin satılan malı geri alması)
-
Arazi, taşıt veya makine gibi sabit kıymet niteliğindeki bir varlığın basit usulde vergilendirilen bir satıcıdan satın alınması
-
Gelir Vergisi Kanunu’nun 18. maddesindeki istisna kapsamında olan (ressam, yazar gibi) bir kişiden eser satın alınması
Gider Pusulası Düzenlemek İçin Gerekli Koşullar Nelerdir?
Gider pusulası düzenleyebilmek için öncelikle ilgili vergi dairesinden izin alınması gerekir. İzin belgesi alındıktan sonra anlaşmalı bir matbaada gider pusulası koçanları bastırılır veya boş gider pusulası ciltleri notere onaylatılır. Gider pusulası en az iki nüsha olarak düzenlenmelidir; biri satıcıya verilir, diğeri alıcıda kalır. Tek nüsha hâlinde hazırlanan pusulalar geçersiz sayılır ve yasal olarak hiç düzenlenmemiş kabul edilir. Ayrıca, belgenin geçerli olması için malı satan kişiye gider pusulasını imzalatmak zorunludur.
Gider Pusulası Ne Zaman Düzenlenir?
Gider pusulası, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde kesilmelidir. Yasal olarak tanınan bu süre, Vergi Usul Kanunu ile fatura ve benzeri belgeler için öngörülen azami 7 günlük sürenin aynısıdır. Mal veya hizmet alındıktan sonra 7 gün içinde gider pusulası düzenlenmezse, söz konusu işlem hiç belgelendirilmemiş sayılır. Bu nedenle, gider pusulasının zamanında düzenlenmesi hem alıcı hem satıcı açısından vergisel yükümlülükler için kritiktir. Süresi geçtikten sonra düzenlenecek bir gider pusulası, resmi olarak geçerli kabul edilmeyecektir.
Kimler Gider Pusulası Düzenler?
Vergi Usul Kanunu’nun 234. maddesine göre: birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenler, defter tutmak zorunda olan serbest meslek erbapları ve çiftçiler, vergiden muaf kişilerden yaptıkları alımlar için gider pusulası düzenleyebilir.
Hangi Tüccarlar Gider Pusulası Kullanabilir?
Birinci sınıf tüccarlar, bilanço esasına göre defter tutan işletmelerdir; ikinci sınıf tüccarlar ise işletme hesabı esasına göre defter tutan daha küçük ölçekli işletmelerdir. Her iki grup da vergi mükellefi olarak ticari kazanç elde eden ve yasal defter tutan mükelleflerdir. Dolayısıyla bu tüccarlar, gerekli olduğunda gider pusulası kullanır ve işlemlerini bu şekilde belgeleyebilir. Örneğin birinci veya ikinci sınıf bir tüccar, vergi mükellefi olmayan bir kişiden mal ya da hizmet aldığında gider pusulası düzenlemek zorundadır. Gider pusulası, fatura kesemeyecek durumdaki kişilerle ticaret yapan bu tüccarlar için yasal bir çözüm sunar.
Vergiden Muaf Olanlar Gider Pusulası Düzenleyebilir Mi?
Vergiden muaf esnaflar, yani vergi kaydı olmayan küçük satıcılar, gider pusulası düzenleyemez çünkü bu kişiler belgeyi düzenleyecek vergi mükellefi değillerdir. Vergiden muaf bir esnaf mal veya hizmet sattığında, fatura kesemediği için alıcı tarafından gider pusulası düzenlenir. Yani satıcı konumundaki muaf esnaf adına, alıcı konumdaki mükellef gider pusulasını keser ve işlem resmi olarak belgelendirilir. Vergiden muaf esnaf için düzenlenen gider pusulası, bu kişiler tarafından verilmiş fatura hükmündedir. Bu nedenle, vergi kaydı olmayan satıcılarla yapılan alışverişlerin belgeye bağlanması için gider pusulası tek seçenek olarak karşımıza çıkar.
Serbest Meslek Sahipleri Gider Pusulası Düzenler Mi?
Serbest meslek erbapları (örneğin avukat, doktor gibi profesyoneller) normalde verdikleri hizmetler için Serbest Meslek Makbuzu düzenler. Ancak defter tutmak zorunda olan serbest meslek erbabı da eğer hizmet aldığı kişi vergi mükellefi değilse gider pusulası düzenleyebilir. Yani bir avukat veya doktor, vergi mükellefi olmayan bir kişiden danışmanlık gibi bir hizmet alırsa, bu harcamayı belgelendirmek için gider pusulasına başvurabilir. Benzer şekilde, bir kereliğine (arızi olarak) profesyonel bir hizmet sunan bir kişiye ödeme yapıldığında, ödeme yapan tarafın gider pusulası düzenlemesi gerekir. Sonuç olarak, serbest meslek mensupları hem gider pusulası düzenleyebilen taraf olabilir hem de belirli durumlarda kendilerine gider pusulası düzenlenmesi söz konusu olabilir.
Gider Pusulasında Stopaj Oranları
Stopaj Nedir ve Gider Pusulasında Nasıl Uygulanır?
Stopaj, en basit tanımıyla yapılan ödeme üzerinden doğrudan gelir vergisi kesintisidir. Bu uygulamaya stopaj vergisi de denir ve çalışanın/hizmet verenin kazancı henüz eline geçmeden vergi tutarı kaynakta kesilir. Gider pusulasında stopaj uygulaması, alıcının satıcıya yapacağı ödemeden kanunda belirtilen oranda vergi kesip bunu devlete aktarması şeklinde gerçekleşir. Başka bir deyişle, satıcının elde ettiği kazanç üzerinden ödemesi gereken vergi, stopaj yoluyla peşin olarak alıcı tarafından kesilir. Gider pusulası düzenlenirken hesaplanan vergi kesintisi, brüt tutar üzerinden belirlenir ve pusulada gösterilir.
Gider Pusulası Stopaj Oranları Nelerdir?
Gider pusulası stopaj oranları, yapılan işin türüne göre değişmekte olup Gelir Vergisi Kanunu’nun 94. maddesinde belirlenmiştir. Örneğin hurda mal alımlarında veya el dokuması gibi belirli ürünlerde %2 oranında stopaj kesilir. Diğer mal alımlarında genellikle %5, diğer hizmet alımlarında ise %10 stopaj uygulanır. Bunun yanı sıra, arızi (geçici) olarak yapılan profesyonel hizmet ödemelerinde oran +’ye kadar çıkabilir; 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu’nun 18. maddesi kapsamındaki telif kazançları için ise %17 stopaj uygulanır. Özetle, gider pusulasında uygulanacak stopaj oranı %2 ile + arasında değişebilir ve ilgili işlemin niteliğine göre belirlenir.
Stopaj Kesintisi Hangi Durumlarda Yapılır?
Stopaj, genellikle ödeme yapılan kişinin vergi mükellefi olmadığı durumlarda devreye girer. Eğer malı satan veya hizmeti sunan kişi fatura kesemiyorsa, onun yerine alıcı gider pusulası düzenleyerek stopaj keser. Belgelendirilmeyen bir kazanç söz konusuysa, bu şekilde vergi kaybı önlenmiş olur ve alıcı, satıcının adına vergiyi peşin ödemiş sayılır. Örneğin, vergi mükellefi olmayan bir satıcıdan mal alımı yapıldığında ya da arızi bir hizmet için ödeme yapıldığında stopaj uygulanır. Dolayısıyla, gider pusulası düzenlenmesini gerektiren her durumda alıcı tarafın stopaj kesmesi de gerekir.
E-Gider Pusulası Nedir?
E-Gider Pusulası Nasıl Düzenlenir?
E-gider pusulası düzenlemek için, öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulan e-belge portalına kayıt olmak veya bu entegrasyona sahip bir muhasebe programı kullanmak gerekir. İlgili portal üzerinden gider pusulası belgesi elektronik ortamda oluşturulur ve gerekli tüm bilgiler dijital formda girilir. Dijital gider pusulasında satıcı ve alıcı bilgilerinden tutarlara kadar tüm alanlar, kağıt belgedekiyle aynı şekilde doldurulur. Belge hazırlandıktan sonra alıcı ve satıcıya elektronik olarak iletilir; ayrıca GİB sistemine de kayıt düşülür. Özetle, e-gider pusulası oluşturma süreci, kağıt gider pusulasını kesme adımlarının dijital ortamda gerçekleştirilmesidir.
E-Gider Pusulasının Avantajları Nelerdir?
Bu elektronik belgenin kullanımı işletmelere çeşitli avantajlar sağlar. Öncelikle kağıt baskı ve arşivleme ihtiyacını ortadan kaldırarak maliyet ve zaman tasarrufu yaratır. Dijital olarak düzenlenen gider pusulası, otomatik olarak muhasebe kayıtlarına işlenebilir ve insan hatası ihtimalini azaltır. Ayrıca, elektronik ortamda düzenlendiği için belge saklama ve gerektiğinde hızlı erişim konusunda büyük kolaylık sunar. E-gider pusulası sayesinde onay ve iletim süreçleri çevrimiçi olarak hızlıca tamamlanır ve denetim durumunda yetkililer gerekli belgelere anında ulaşabilir.
E-Gider Pusulası Kullanımında Dikkat Edilmesi Gerekenler
Bu e-belgenin yasal olarak geçerli olabilmesi için kullanımında bazı kurallara dikkat etmek gerekir. Öncelikle, elektronik gider pusulasının GİB tarafından belirlenen format ve standartlara uygun şekilde düzenlendiğinden emin olunmalıdır. Belgedeki tarih, tutar, stopaj oranı gibi tüm bilgilerin eksiksiz ve doğru girildiğine dikkat edilmelidir. E-gider pusulası düzenlendikten sonra, alıcı tarafın belgeye erişebildiği ve gerektiğinde indirip görüntüleyebildiği kontrol edilmelidir. Son olarak, dijital ortamda düzenlenen gider pusulalarının da belli bir süre elektronik olarak saklanması ve gerektiğinde ibraz için hazır bulundurulması yasal bir zorunluluktur.
Gider Pusulası Düzenlemesi ile İlgili Sık Sorulan Sorular
Gider Pusulası Düzenlerken Hangi Bilgiler Gereklidir?
Gider pusulası düzenlerken doldurulması gereken bazı temel bilgiler vardır. Bunlar; belgenin düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası, belgeyi düzenleyen tarafın adı, unvanı, adresi ve vergi kimlik bilgileri, satın alınan mal veya hizmetin tanımı, miktarı ve tutarı gibi unsurları kapsar. Ayrıca, uygulanacak gelir vergisi stopaj oranı ile hesaplanan kesinti tutarı ve varsa KDV oranı/tutarı da gider pusulasında belirtilmelidir. Belgeyi düzenleyen kişi, ödemenin yapıldığını gösteren bir ibareyi ve satıcının ad-soyadını/ünvanını, adresini ve imzasını pusulaya eklemelidir. Son olarak, gider pusulası üzerinde – fatura yerine geçebilmesi için – kim, ne, ne kadar, ne zaman ve ne kadar vergi kesildiği gibi bilgilerin eksiksiz şekilde yer alması zorunludur.
Gider Pusulası Düzenlemenin Cezaları Nelerdir?
Gider pusulasını hiç düzenlememek veya gerçeğe aykırı şekilde düzenlemek, vergi mevzuatı açısından cezai sonuçlar doğurur. Vergi Usul Kanunu uyarınca, belge düzenlememe durumunda işletmelere özel usulsüzlük cezası kesilebilir. Eğer gider pusulasının düzenlenmemesi nedeniyle bir vergi kaybı oluşursa, ayrıca vergi ziyaı cezası uygulanması da söz konusu olabilir. Kesilmeyen veya beyan edilmeyen stopaj tutarları için işletme, geriye dönük vergi aslı, gecikme faizi ve cezalarını ödemek zorunda kalabilir. Kısaca, gider pusulası düzenleme zorunluluğuna uymamak maddi yaptırımlara yol açabileceğinden, bu belgenin zamanında ve doğru şekilde düzenlenmesi büyük önem taşır.
Gider Pusulası Hesaplama Nasıl Yapılır?
Gider pusulası hesaplama, ödemenin brüt mü yoksa net tutar üzerinden belirlendiğine göre farklı şekillerde yapılabilir. Eğer anlaşma brüt tutar üzerinden yapıldıysa, brüt bedel üzerinden stopaj oranına göre vergi hesaplanır ve kesinti düşüldükten sonra kalan tutar net ödeme olur. Örneğin brüt 1.000 TL üzerinden + stopaj uygulanacaksa, 1.000 x 0,20 = 200 TL vergi kesilir ve net ödenecek tutar 800 TL olarak hesaplanır. Diğer yandan, anlaşma net tutar üzerinden yapıldıysa bu sefer netten brüte doğru bir hesaplama yapmak gerekir. Bu durumda net tutar, stopaj oranının çıkarılmasıyla (%100 – + = %80) bulunan değere bölünerek brüt tutar hesaplanır; örneğin 1.000 TL net ödeme isteniyorsa brüt tutar 1.250 TL olmalıdır.
