e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümlerine uygun olarak dijital ortamda tutulan, saklanan ve ibraz edilebilen yasal defter formatıdır. Kağıt defterlerin yerini alan bu sistem sayesinde firmalar, muhasebe süreçlerini daha hızlı, güvenli ve düzenli şekilde yönetebilir. e-Defter başvurusu, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi üzerinden yapılmakta olup, belirli koşulları sağlayan mükellefler için zorunludur. Zorunluluğun yanı sıra, veri bütünlüğü, zaman damgası, arşiv kolaylığı gibi avantajlar sunarak işletmelere dijitalleşme yönünde büyük katkı sağlar.
e-defter nedir?
e-defter nedir ve nasıl çalışır?
e-defter, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen format ve standartlara göre, defterlerin elektronik ortamda tutulmasını sağlayan bir sistemdir. Bu sistemle birlikte mükellefler, yevmiye ve büyük defter gibi yasal yükümlülüklerini elektronik defter olarak yerine getirir. e-defter uygulaması, hem vergi usul kanunu ve Türk ticaret kanunu hem de dijitalleşen iş süreçlerine uyum sağlamak amacıyla geliştirilmiştir.
Sistem; uyumlu yazılım aracılığıyla, standartlara uygun olarak üretilen e-defter dosyalarının, elektronik imza veya mali mühür ile onaylanarak, zaman damgası eşliğinde GİB sistemine iletilmesiyle çalışır. Defter beratı, bu dosyaların doğruluğunu ve zamanında oluşturulduğunu ispatlayan dijital belgedir. GİB, bu e-defter beratlarını kendi sisteminde mühürleyerek onaylar. Böylece e-defter sistemi, kayıtların güvenli ve düzenli bir biçimde arşivlenmesini sağlar.
Elektronik ortamda defter tutmanın avantajları
e-defter kullanımı, hem operasyonel süreçleri dijitalleştirir hem de kağıt ortamında defter tutma zorunluluğunu ortadan kaldırır. Bu sayede defter tutma süreçlerini hızlandırır, fiziki arşiv ihtiyacını azaltır ve çevresel sürdürülebilirliğe katkı sağlar. Ayrıca denetim süreçlerinde, defterlerin dijital olarak sunulması ispat aracı olarak kullanılabilir hale gelir.
Elektronik ortamda tutulan defterler, geriye dönük erişimde büyük kolaylık sağlar. Aynı zamanda hatalı kayıtların erken fark edilmesi ve e-defter dosyalarının yeniden oluşturularak zamanında yüklenmesi mümkün olur. Kısacası, e-defter sayesinde muhasebe süreçleri daha kontrollü, düzenli ve erişilebilir hale gelir.
e-defter başvurusu nasıl yapılır?
e-defter başvurusunda gerekli belgeler nelerdir?
e-defter başvurusunda, gerçek kişiler için elektronik imza, tüzel kişiler için ise mali mühür gereklidir. Bunlara ek olarak, mükellefin GİB ile entegre çalışan bir e-defter programı veya e-defter yazılımı kullanması zorunludur. Ayrıca, başvuru sırasında e-defter başvuru formu eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurulmalıdır.
Bu belgelerin yanı sıra, mükellefin vergi kimlik bilgileri, iletişim adresi, defter türü ve başvuru yapılan yıl gibi detayları içeren bilgilerle başvuru desteklenmelidir. Başvuru formunda, yanlış ya da eksik bilgi verilmesi, sürecin uzamasına neden olabilir.
e-defter başvurusu için izlenmesi gereken adımlar
-
GİB’in e-defter uygulaması üzerinden giriş yaparak, başvuru formu doldurulur.
-
Form, elektronik imza veya mali mühür ile dijital olarak imzalanır.
-
e-defter sistemine giriş yapılarak başvuru onayı alınır.
-
GİB, gerekli kontrolleri yaptıktan sonra onay verirse, işletme e-defter sistemine dahil edilir.
Başvuru sonrası, ilgili yazılıma tanımlama yapılarak defterler oluşturulmaya başlanabilir. Mükelleflerin, e-defterlerini güvenli şekilde oluşturabilmeleri için uyumlu yazılım kullanmaları şarttır.
e-defter başvurusu sırasında dikkat edilmesi gerekenler
Başvuru sırasında kullanılan e-imza ya da mali mühür aktif ve geçerli olmalıdır. Ayrıca, GİB tarafından belirlenen başvuru tarihi geçirilmemelidir. Zaman damgası içermeyen veya eksik bilgilerle oluşturulan başvurular geçersiz sayılır.
e-defter sistemine geçiş zorunluluğu bulunan mükelleflerin, belirtilen tarihlere uygun şekilde başvuru yapmamaları halinde, GİB tarafından resen işlem yapılabilir. Bu da cezai yaptırımlara neden olabilir. Başvuru süreci tamamlandıktan sonra, sistem üzerinden ilk e-defter dosyaları oluşturulmalı ve gönderim adımları planlanmalıdır.
e-defter uygulamasının avantajları nelerdir?
e-defter kullanmanın maliyet avantajları
e-defter kullanımı, kağıt, baskı, cilt ve noter tasdik işlemlerini ortadan kaldırdığı için önemli bir maliyet avantajı sunar. Özellikle çok sayıda defter tutan firmalarda bu maliyet kalemleri ciddi giderlere dönüşmektedir. Bu nedenle e-defter sistemine geçiş, kısa sürede kendini amorti eder.
Ayrıca, fiziksel defterlerin 10 yıl boyunca saklanması zorunluluğu, ciddi bir depolama maliyeti doğurur. Oysa e-defter dosyaları, dijital ortamda düşük maliyetle arşivlenebilir. GİB’in belirlediği standartlara uygun e-defter formatına sahip yazılımlar ile oluşturulan defterler, dijital olarak güvenle saklanabilir.
e-defter ile süreçlerin hızlanması
Defterlerin dijital ortamda oluşturulması, defter tutma işlemlerini manuel süreçlere kıyasla çok daha hızlı hale getirir. e-defter sistemi, muhasebe kayıtlarının otomatik şekilde standartlara uygun biçimde işlenmesini sağlar. Böylece ilgili ayı takip eden dönemde, defter kayıtları hatasız şekilde tamamlanabilir.
Otomatik kontroller sayesinde, defterlerin zamanında hazırlanıp, berat dosyalarının eksiksiz gönderimi kolaylaşır. Bu da denetim süreçlerinde hem iç hem dış kontrol açısından işletmelere avantaj sağlar.
e-fatura entegrasyonu ve e-defter ilişkisi
e-fatura ve e-defter uygulamaları arasında güçlü bir bağ vardır. e-defter uygulaması, e-fatura verilerinden beslenerek işlemleri muhasebe kayıtlarına dönüştürür. Bu sayede e-defter işlemlerini GİB’den uyumluluk açısından yönetmek kolaylaşır.
e-fatura verileri doğrudan muhasebe sistemine aktarılır ve burada işlenen verilerle hazırlanan e-defter, hızlıca oluşturulabilir. İşletmelerin e-defter kullanımı, aynı zamanda e-fatura sürecini destekler ve kayıtlar arasında bütünlük sağlar.
e-defter zorunluluğu ve 2025 sonrası düzenlemeler
e-defter zorunluluğu kimleri kapsar?
e-defter zorunluluğu, 2025 itibarıyla kapsamını genişletmiştir. Artık sadece büyük şirketler değil, bilanço esasına göre defter tutan tüm mükellefler, bu sisteme dahil edilmiştir. Özellikle brüt satış hasılatı belirli tutarın üzerinde olan firmalar için, e-defter uygulamasına geçmek zorunludur.
Ayrıca, bağımsız denetime tabi olan e-defter mükellefleri ve e-fatura kullanan işletmeler, e-defter sistemini kullanmakla yükümlüdür. Zorunluluğu bulunan bu gruplar, ilgili yılın başında sisteme geçiş yapmalıdır.
2025 yılı itibarıyla e-defter uygulamasında değişiklikler
2025 yılı, e-defter uygulamasında geçiş açısından önemli bir yıl olmuştur. İtibarıyla e-defter, birçok işletme için yasal zorunluluk haline getirilmiştir. GİB tarafından yayımlanan yeni düzenlemelerle, e-defter dosyalarının gönderim süreleri netleştirilmiş ve yeni mükellef grupları kapsama alınmıştır.
Ayrıca, defter beratı yükleme süreleri yeniden düzenlenmiş, geçiş zorunluluğu olan firmalara bildirimler yapılmıştır. Bu düzenlemelerle birlikte e-defter sistemine dahil olan işletmelerin sayısı artmıştır.
e-defter mükellefi olmanın gereklilikleri
e-defter mükellefi kabul edilen işletmeler, defterlerini sadece elektronik ortamda tutmakla yükümlüdür. Bu mükellefler, her ay defterlerini elektronik ortamda oluşturmalı, ayın son gününe kadar beratlarını GİB’e iletmelidir.
Ayrıca bu işletmelerin, defter kayıtlarını elektronik imza veya mali mühür ile imzalamaları ve oluşturdukları berat dosyalarını arşivlemeleri gerekir. Uygulamaya geçiş yapıldığı tarihten itibaren fiziki defter kullanımı sona erer.
Nilvera ile e-defter
Nilvera e-Defter Uygulamasının Avantajları
Nilvera e-Defter uygulaması son teknoloji yazılım ve donanıma sahip sunucularda çalışmaktadır. Aynı zamanda birçok ERP programı ile entegrasyonu bulunan Nilvera e-Defter bu sebeplerle kullanıcılarına birçok avantaj sağlamaktadır.
Nilvera portal kullanan ortalama bir firmanın (~ aylık 10.000 fiş) defter oluşturma, imzalama, GİB’e gönderme, onaylı beratları alma, dolayısı ile o aya ait tüm e-defter süreçlerini tamamlaması 30 saniye ya da daha az sürmektedir. Bu nedenle Nilvera e-Defter uygulamasını tercih eden mükellefler zamandan tasarruf etmekte ve kendi işlerine hiç olmadığı kadar vakit ayırabilmektedir.
Nilvera Portaldaki e-Defter Özellikleri
Nilvera e-Defter uygulaması ile e-Defter süreçleriniz hiç olmadığı kadar kolay ve hızlı! İşte Nilvera e-Defter uygulamasına ait birkaç özellik:
-
Oluşturduğunuz son yevmiye defterine ait .xml dosyasını sisteme yükleyerek anında Nilvera ile e-Defter üretmeye ve göndermeye başlayabilirsiniz.
-
Kullandığınız ERP programından alacağınız desteklenen formattaki (.csv, .xml, .xlsx vb.) çıktılar ile e-defter oluşturabilirsiniz. Aynı zamanda ERP programınıza yapılacak entegrasyon aracılığıyla tek tuş ile otomatik e-defter oluşturabilirsiniz.
-
Tanımlamalar aracılığı ile e-defter üretim sürecinizi özelleştirebilirsiniz. Örneğin otomatik fiş bölme, mizan kontrolü vb. ayarları kendinize göre ayarlayabilirsiniz.
-
E-Defter gönderim sürecinde gerekli olan e-imza ve mali mühür ile imzalama işlemlerinizi mümkün olan en hızlı şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Aynı zamanda e-imza ya da mali mühür kullanmadan defterlerinizi imzalamak için muvafakatname vererek e-defter imzalama ve gönderme işlemlerinizi saniyelere indirebilirsiniz.
-
Tüm defter dosyalarınızı tek seferde GİB’e gönderebilir ve onaylı beratları alabilirsiniz.
-
Otomatik yapılan şema & şematron kontrollerinin yanı sıra bu işlemleri manuel olarak da gerçekleştirebilirsiniz.
-
GİB e-Defter portalına manuel olarak yüklenen defterlere ait onaylı beratları içeri aktarabilirsiniz.
- Ay bazında, mali dönem bazında ya da şubeli defter tutuluyorsa şube bazında tüm defterleri tek seferde indirebilirsiniz.
Bu ve buna benzer e-defter süreçlerinizi hayal edemeyeceğiniz kadar kolaylaştıracak diğer birçok özelliği anında kullanmaya başlamak için 0850 251 40 10 numarasından Nilvera destek hattına ulaşabilir, daha detaylı bilgi için Nilvera E-Defter Sayfasını ziyaret edebilirsiniz.
e-defter uygulamasına geçiş süreci
Geçiş sürecinde dikkat edilmesi gereken hususlar
e-defter uygulamasına giriş yapmadan önce yazılım ve donanım altyapınızın hazır olması gerekir. Özellikle uyumlu yazılım seçimi bu süreçte belirleyicidir. Ayrıca personelin e-defter sistemine alışması için kısa bir eğitim süreci de faydalı olur.
Geçiş tarihinden itibaren, işletme tüm defterlerini dijital ortamda oluşturmak zorundadır. Bu nedenle defter tutma süreçlerinin dijitalle uyumlu hale getirilmesi, kayıtların GİB standartlarında yürütülmesi gereklidir. Elektronik defter genel kurallarına uyulmaması, ileride cezai riskler doğurabilir.
e-defter kullanımında dikkat edilmesi gerekenler
e-defter sisteminin güvenliği nasıl sağlanır?
e-defter sisteminin güvenliği, hem vergi mevzuatına uyum hem de ticari verilerin korunması açısından kritiktir. E-defter dosyalarının, harici erişimlere karşı korunması, düzenli yedeklenmesi ve yalnızca yetkili kişilerce erişilebilir olması gerekir.
Zaman damgası, her e-defterin ne zaman oluşturulduğunu ve değişmezliğini garanti altına alır. Ayrıca dosyaların güvenli şekilde saklanması, uygulaması üzerinden hatalı işlemler yapılmasının önüne geçer.
Hatalı gönderim durumunda yapılması gerekenler
Eğer oluşturulan bir e-defter beratı, hatalı bilgiler içeriyorsa ve henüz ilgili ayı takip eden 3. ay dolmamışsa, yeni bir berat oluşturularak sistem üzerinden yeniden gönderilebilir. Ancak bu işlem, yasal süre aşılmadan tamamlanmalıdır.
Süre aşımı durumunda, mükellef durumu izah eden bir dilekçe ile GİB’e başvurmalı ve gerekli düzeltmeleri e-defter sistemine açıklamalı olarak bildirmelidir. Böylece uygulaması üzerinden hatalı işlem kayıtları düzeltilmiş olur.
e-defter programı seçerken nelere dikkat edilmeli?
Bir işletme için en doğru e-defter programı, mevcut muhasebe sistemiyle uyumlu, GİB onaylı ve kullanıcı dostu bir yapıya sahip olmalıdır. Ayrıca veri güvenliği, otomatik yedekleme, standartlara uygun defter oluşturma, gönderim kolaylığı ve teknik destek gibi kriterler mutlaka değerlendirilmelidir.
Alan e-defter sisteminizin büyüklüğüne göre, ihtiyaçlarınıza en uygun lisans tipi seçilmeli ve sistemin e-defter mükellefi kabul kriterlerine göre çalıştığından emin olunmalıdır.
Siz de e-defter süreçlerinizi hızlandırmak ve herkesten bir adım önde olmak istiyorsanız; Yeni mükellef de olsanız, hali hazırda bir e-defter yazılımı da kullanıyor olsanız hemen 0850 251 40 10 numaralı hattan bize ulaşabilir ve Nilvera e-Defter uygulamasını kullanmaya başlayabilirsiniz!
