Dijitalleşmenin hızla yaygınlaştığı günümüzde, birçok işletme e-Defter uygulamasına geçiş yaptı. Ancak geçiş sürecinde sıkça sorulan önemli bir soru var: “Mali mühür veya e-İmza olmadan e-Defter gönderilebilir mi?” Bu sorunun cevabı hem evet hem de hayırdır. Bu yazımızda bu sorunun cevabını mevzuat, teknik zorunluluklar ve entegratör çözümleri çerçevesinde ele alıyoruz.
e-Defter Nedir?
e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve defter-i kebirin, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak elektronik ortamda hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması ve ibraz edilmesidir.
e-Defter Gönderiminde İmzalama Zorunluluğu
Her ay oluşturulan e‑Defter dosyaları, yasal geçerlilik kazanabilmesi için mutlaka mali mühür veya elektronik imza (e‑imza) ile imzalanmak zorundadır.
Bu imzalama işlemi:
* Ya doğrudan kullanıcı tarafından yapılır.
* Ya da entegratör firma (örneğin [Nilvera](https://www.nilvera.com/)) tarafından arka planda gerçekleştirilir.
Mali Mühür ve e-İmza Nedir?
Mali Mühür
* Şirketin tüzel kişiliğini temsil eder.
* Kurumsal firmalar (tüzel kişiler) için gereklidir.
* Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) tarafından üretilir.
Elektronik İmza (e-İmza)
* Gerçek kişiler tarafından kullanılır.
* Kişisel kimlik doğrulaması için gereklidir.
* Elektronik sertifika sağlayıcıları tarafından temin edilir.
Mali Mühür veya e-İmza Olmadan e-Defter Gönderilebilir mi?
Doğrudan kullanıcı tarafından gönderim yapılacaksa:
Hayır, gönderilemez. Her dosya geçerli bir şekilde imzalanmalıdır.
Ancak dolaylı olarak mümkündür:
Firmanız, Dijital Vergi Dairesi üzerinden muvafakatname vererek, e‑Defter dosyalarının:
* Mali müşavirinizin
* Veya entegratör firmanın (örneğin [Nilvera](https://www.nilvera.com/)’nın) mali mührü/e‑imzası ile imzalanmasına izin verebilir.
Bu durumda sizin doğrudan imza atmanıza gerek kalmaz.
İmzalama Olmadan Gönderilen e-Defterin Riskleri
İmzalanmayan ya da geçersiz imzalanan dosyaların riski büyüktür:
Geçersiz sayılır:İbraz edildiğinde defter reddedilir.
GİB kontrollerinden geçemez:Eksik imza tespit edilirse sistem tarafından reddedilir.
Yasal yaptırımlar doğar:Vergi Usul Kanunu kapsamında özel usulsüzlük cezaları uygulanabilir.
İmza zorunluluğu entegratör firma üzerinden de yerine getirilebilir. Ancak sistem arka planda muhakkak imzalama yapar.
Sonuç: Süreci Sağlam Yürütmek Önemli
e‑Defter süreci, dijitalleşmenin önemli bir parçasıdır ve doğru yürütülmediğinde ciddi hukuki ve mali sonuçlar doğurabilir.
Bu nedenle işletmelerin:
* Süreçleri güvenli ve yasal temelde yönetmesi
* e‑İmza/mali mühür edinmesi ya da entegratörle çalışması
* Dosyaların doğruluğunu sistemsel olarak kontrol etmesi gerekmektedir.
Bu noktada [Nilvera](https://www.nilvera.com/), imzalama ve gönderim süreçlerini sizin yerinize yasal çerçevede yürütür; zaman kazandırır, hata riskini en aza indirir.
Sık Sorulan Sorular
Entegratör imzası geçerli midir?
Evet. Muvafakatname verildiği takdirde, entegratör imzası GİB nezdinde geçerlidir.
e-İmza ile gönderim yapabilir miyim?
Eğer gerçek kişi iseniz, e-İmza kullanabilirsiniz. Tüzel kişiler sadece mali mühür ile işlem yapabilir.
