Bir e-arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallar çerçevesinde, e-fatura mükellefi olmayan firmalar ya da şahıslar için oluşturulan bir fatura türüdür. Bu faturalar, elektronik ortamda düzenlenir ve e-arşiv sistemi üzerinden yönetilir. e-arşiv faturası, e-fatura sistemine dahil olmayan işletmelere fatura kesmek amacıyla kullanılan bir yöntemdir. e-arşiv portalı üzerinden e-arşiv fatura oluşturmak mümkündür; bu süreçte, kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olan e-arşiv faturaları, hızlı bir şekilde fatura kesim işlemi gerçekleştirilmesine olanak tanır.
Bu süreç, fatura düzenleme işlemleri ile başlar ve faturaların oluşturulması ile devam eder. Ayrıca, e-arşiv faturanın iptali gibi işlemler de e-arşiv portalı üzerinden kolaylıkla gerçekleştirilebilir. Böylece, e-arşiv faturaları, e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan firmalar için etkili bir alternatif sunmaktadır.
e-arşiv fatura nedir?
e-Arşiv Fatura, kağıt fatura yerine elektronik ortamda düzenlenen bir fatura türüdür. Özellikle e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan firmalara veya bireylere Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) onaylı şekilde dijital olarak fatura kesilmesini sağlar. 2014’te başlayan bu uygulama ile birlikte kağıt fatura yerine geçen e-Arşiv faturalar, hem ticari işlemlerin hızlanmasına hem de arşivleme kolaylığına katkı sunar.
e-Arşiv sisteminin en önemli farkı, e-Fatura kullanıcılarına değil, e-Fatura sistemine dahil olmayan kişi ve kurumlara da fatura düzenlenmesini mümkün kılmasıdır. GİB tarafından sunulan e-Arşiv Portal üzerinden ya da Nilvera Portal gibi özel entegratör programları aracılığıyla e-Arşiv fatura kesmek mümkündür.
e-arşiv ve e-fatura arasındaki fark nedir?
e-Fatura, yalnızca e-Fatura mükellefi olan işletmeler arasında düzenlenebilirken, e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ve kurumlara da elektronik ortamda fatura kesilmesini sağlar. Yani e-Fatura, yalnızca sisteme dahil olanlar arasında geçerliyken, e-Arşiv faturalar çok daha geniş bir kullanıcı kitlesine ulaşabilir.
Ayrıca, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayanlara fatura kesme ihtiyacı doğduğunda, e-Arşiv sistemi devreye girer. Teknik olarak her ikisi de GİB tarafından kontrol edilen elektronik fatura sistemleri olsa da, e-Arşiv, genellikle e-Fatura kullanıcıları dışında kalan müşterilere yönelik kullanılır. Örneğin bir e-ticaret firması, bireysel alıcıya yaptığı satış sonrası e-Arşiv fatura düzenleyebilir, ancak bu fatura e-Fatura sisteminde görünmez.
e-arşiv faturası nasıl çalışır?
e-Arşiv faturası, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi veya kurumlara elektronik ortamda fatura düzenleme olanağı sağlayan bir sistemdir. Bu sistemde, fatura bilgileri Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine anlık olarak iletilir ve yasal geçerliliği olan bir fatura oluşturulur. Kullanıcılar, genellikle GİB e-Arşiv Portalı üzerinden ya da Nilvera Portal gibi özel entegratör yazılımları aracılığıyla fatura kesebilir ve iletebilir.
Faturanın oluşturulması sırasında; vergi kimlik numarası, alıcı bilgileri, ürün ya da hizmet açıklamaları ve tutarlar gibi bilgiler sisteme girilir. GİB onayından geçen e-arşiv faturalar, PDF formatında alıcıya e-posta ile gönderilebilir ve 10 yıl süreyle dijital ortamda saklanır. Bu sayede kağıt fatura basma zorunluluğu ortadan kalkar ve arşivleme işlemleri kolaylaşır.
e-arşiv fatura nasıl kesilir?
e-arşiv faturası kesme adımları
e-Arşiv faturası kesmek için izlenmesi gereken adımlar, hem Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) sunduğu e-Arşiv Portalı üzerinden hem de Nilvera Portal gibi özel entegratör yazılımları aracılığıyla yapılabilir. Aşağıda, en yaygın kullanım olan GİB e-Arşiv Portalı üzerinden adım adım kesim süreci aktarılmıştır:
1. GİB e-Arşiv Portalına Giriş Yapın
-
https://earsivportal.efatura.gov.tr/ adresine gidin.
-
Sisteme e-Devlet şifresi ya da Mali Mühür / Elektronik İmza kullanarak giriş yapabilirsiniz.
-
Eğer şirket yetkilisiyseniz, kendi T.C. kimlik numaranızla giriş yapılabilir.
2. Fatura Bilgilerini Doldurun
-
Fatura Tipi: Satış, iade, tevkifat gibi fatura türlerinden uygun olanı seçin.
-
Alıcı Bilgileri: Alıcının unvanı, T.C. kimlik numarası ya da vergi numarası, adresi gibi temel bilgileri girin.
-
Fatura Tarihi: Sistem otomatik olarak bugünün tarihini girer; isterseniz değiştirebilirsiniz.
3. Mal/Hizmet Bilgilerini Ekleyin
-
Ürün ya da hizmetin adı, miktarı, birim fiyatı, toplam tutarı ve KDV oranı gibi alanları eksiksiz girin.
-
Gerekli durumlarda iskonto, ÖTV, tevkifat oranı gibi vergi detaylarını da doldurun.
4. Faturayı Kaydedin ve Onaylayın
-
Girdiğiniz bilgilerin doğruluğundan emin olduktan sonra faturayı sistem üzerinden kaydedin.
-
Kaydettikten sonra “Onayla ve İmzala” seçeneğini kullanarak faturayı oluşturun.
- Eğer mali mühürünüz varsa sistem bunu isteyebilir.
- E-İmza destekli sistemlerde, belge elektronik olarak imzalanır.
5. Faturayı PDF Olarak Alın ve Gönderin
-
Onaylanan e-Arşiv faturanızı sistem üzerinden PDF formatında indirerek alıcıya e-posta ile gönderebilir ya da sistem üzerinden iletebilirsiniz.
-
Bu aşamada kağıt çıktısı almak zorunda değilsiniz; dijital ortamda gönderim yeterlidir.
6. Fatura İptali
-
Faturada hata varsa, aynı gün içinde portal üzerinden iptal talebi oluşturulabilir.
-
Geçerli neden sunulmalı ve alıcı ile mutabık kalınmalıdır.
-
İptal edilen faturaların da kaydı saklanmalı, Gelir İdaresi’nin denetimine açık tutulmalıdır.
7. Fatura Arşivleme ve Saklama
-
e-Arşiv faturanızı dijital ortamda 5 yıl süreyle saklamakla yükümlüsünüz.
-
Bu işlemi portal üzerindeki arşiv bölümünden takip edebilir veya kendi sisteminize yedekleyebilirsiniz.
e-arşiv fatura düzenlemek için gerekli belgeler
e-Arşiv fatura düzenlemek isteyen firmaların belirli belgelere sahip olması ve bu belgeleri ibraz ederek sisteme dahil olması gerekir. Bu belgeler, işletmenin vergi yükümlülüklerini doğru ve eksiksiz yerine getirmesi için önemlidir. İşte gerekli belgeler:
-
Vergi Levhası: Firmanın güncel vergi levhası mutlaka gereklidir. Vergi numarası ve faaliyet türü gibi bilgiler bu belge üzerinden doğrulanır.
-
Ticaret Sicil Gazetesi: İşletmenin kuruluşunu ve unvan bilgilerini gösteren ilan örneğidir. Gerekli durumlarda değişiklikleri içeren nüshalar da talep edilebilir.
-
İmza Sirküleri veya Beyannamesi: e-Arşiv sisteminde yetkili kişinin işlemleri yürütmesi için imza sirküleri gereklidir. Şahıs firmalarında imza beyannamesi yeterlidir.
-
Kimlik Fotokopisi (şahıs şirketleri için): Gerçek kişi firmalarda şirket sahibinin kimlik fotokopisi istenebilir.
-
e-Fatura Mükellefi Olmayanlara Kesim Yetkisi: e-Arşiv fatura, yalnızca e-fatura mükellefi olmayanlara kesileceğinden, bu kapsamda hizmet veya ürün satışı yapılacaksa sistemin bu koşulu doğruladığından emin olunmalıdır.
-
e-Arşiv Portal Hesabı veya Entegrasyon Bilgileri: GİB e-Arşiv Portalı üzerinden veya özel entegratör aracılığıyla düzenleme yapılacaksa gerekli başvuru belgeleri ve kullanıcı giriş bilgileri sağlanmış olmalıdır.
İşletme türüne ve başvuru kanalına göre belge gereklilikleri değişiklik gösterebilir. Uygulamaya geçmeden önce Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi kılavuzları kontrol edilmelidir.
e-arşiv fatura kesme işlemi sırasında dikkat edilmesi gerekenler
e-arşiv fatura kesme işlemi sırasında, bilgilerin eksiksiz ve doğru girilmesi büyük önem taşır. Özellikle manüel olarak fatura düzenleyen kullanıcıların, elektronik ortamda fatura oluştururken e-arşiv mükellefleri ile ilgili teknik kurallara dikkat etmesi gerekir. Ayrıca e-arşiv faturanız GİB sistemi üzerinden sorgulanabilir olmalı ve kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olacak şekilde düzenlenmelidir.
e-arşiv fatura başvurusu nasıl yapılır?
e-arşiv faturası için başvuru şartları
e-Arşiv faturası başvuru şartları, işletmenin faaliyet alanına ve yıllık cirosuna göre değişiklik gösterebilir. e-Fatura sistemine kayıtlı olan mükellefler, otomatik olarak e-Arşiv sistemine de geçiş yapmış sayılır. Ayrıca, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükellefler de belirli şartları sağlamaları durumunda e-Arşiv fatura sistemine dahil olabilir.
Başvuru için temel şartlar şunlardır:
-
Bir önceki yıl cirosu 500.000 TL ve üzeri olan mükelleflerin e-Fatura ve dolayısıyla e-Arşiv Fatura sistemine geçmeleri zorunludur.
-
İnternet üzerinden mal veya hizmet satışı yapan işletmeler için (e-ticaret siteleri veya pazar yerlerinde satış yapanlar gibi), cirodan bağımsız olarak e-Arşiv faturaya geçiş zorunluluğu bulunmaktadır.
-
Gönüllü olarak sisteme geçmek isteyen işletmeler de başvuru yapabilir.
Başvuru sürecinde gerekenler:
-
Mali mühür (tüzel kişiler için) veya e-imza (şahıs firmaları için)
-
e-Fatura sistemine kayıtlı olmak
-
GİB portalı, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon yoluyla başvuru yapılması
-
Elektronik ortamda fatura düzenlemeye ve arşivlemeye uygun bir yazılım altyapısına sahip olunması
e-Arşiv mükellefleri, sistemin teknik gerekliliklerini karşılayan bir yazılım ya da özel entegrasyon çözümü kullanarak faturalarını düzenleyebilirler.
e-arşiv portalına nasıl kayıt olunur?
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulan e-Arşiv Portalı’na kayıt işlemi oldukça basittir. Portal üzerinden e-arşiv fatura oluşturmak isteyen kullanıcılar, e-Devlet veya GİB şifreleri ile giriş yaparak başvuru adımlarını tamamlayabilirler. Başvuru sırasında firma bilgileri, vergi numarası, yetkili kişi bilgileri ve iletişim bilgileri doğru şekilde girilmelidir. GİB e-arşiv portalı üzerinden onaylanan başvuru sonrası, sistem tarafından sağlanan dijital kullanıcı hesabı ile elektronik ortamda fatura düzenleme süreci başlayabilir.
GİB e-arşiv portalı kullanımı
GİB e-Arşiv Portalı, fatura kesme işlemi yapmak isteyen ancak e-fatura kullanıcısı olmayanlara hizmet sunan resmi bir platformdur. Portal aracılığıyla manuel olarak fatura düzenlemek mümkündür ve bu işlem sırasında alıcı ve satıcı bilgileri, mal/hizmet detayları ve toplam tutar gibi temel veriler girilmelidir. Kesilen e-arşiv faturaları, sistem üzerinden anında oluşturulur ve PDF olarak indirilebilir. Kullanıcılar, daha sonra e-arşiv fatura üzerinde sorgulama işlemi yaparak gönderim ve teslimat durumunu kontrol edebilir. GİB e-arşiv portalı, faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi sürecinde firmalar için yasal geçerlilik taşıyan güvenilir bir çözümdür.
e-arşiv mükellefleri kimlerdir?
e-arşiv mükellefi olmanın avantajları
E-arşiv mükellefi olmak, firmalara hızlı bir şekilde fatura oluşturma ve arşivleme kolaylığı sağlar. Manuel olarak fatura düzenleme ihtiyacını ortadan kaldırarak zaman ve maliyet tasarrufu sunar. Ayrıca, kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olması sayesinde resmi işlemlerde güvenli kullanım imkânı sağlar.
Hangi firmalar e-arşiv fatura kullanabilir?
E-arşiv fatura kullanım zorunluluğu, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmelere fatura kesen veya internet üzerinden satış yapan firmalar için geçerlidir. Ayrıca, faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi gereken durumlarda, e-fatura mükellefi olmayan kişi ya da kurumlara fatura kesen şirketler de bu uygulamadan yararlanabilir. Mükellefler için e-arşiv fatura, ticari faaliyetlerini dijital ortamda yürüten ve belirli ciro eşiğini aşan firmalar için zorunlu hale gelir.
e-arşiv faturası kesme yetkisi olanlar
E-arşiv faturası kesme yetkisi, Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kriterleri karşılayan firmalara ve serbest meslek mensuplarına tanınır. Bu yetki, özellikle e-fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere fatura düzenleme ihtiyacı duyan işletmeler için geçerlidir. Fatura kesme işlemlerini GİB onaylı özel entegratörler ya da GİB e-arşiv portalı üzerinden gerçekleştiren kişi veya kurumlar bu yetki kapsamında işlem yapabilir.
e-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki farklar nelerdir?
e-fatura sistemine kayıtlı olmayan kullanıcılar için e-arşiv
E-fatura sistemine kayıtlı olmayan kullanıcılar için e-arşiv, bu kişilere veya firmalara fatura düzenlemek isteyen mükelleflerin tercih ettiği yasal bir fatura türüdür. Bu yöntem sayesinde, e-fatura kullanıcısı olmayanlara da dijital ortamda fatura kesimi mümkündür.
Kağıt fatura ile e-arşiv fatura arasındaki benzerlikler
Kağıt fatura ile e-arşiv fatura, içerdiği bilgiler açısından benzerdir; her ikisi de alıcı, satıcı, mal/hizmet ve tutar gibi detayları taşır. Ayrıca, kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olan e-arşiv faturalar da resmi belge niteliği taşır.
e-arşiv faturaların sorgulaması nasıl yapılır?
e-arşiv fatura sorgulama yöntemleri
E-arşiv fatura sorgulama yöntemleri, fatura düzenleyici ve alıcı tarafından kolaylıkla gerçekleştirilebilir. En yaygın yöntemlerden biri, GİB e-Arşiv Portalı üzerinden fatura numarası ve tarih bilgileri girilerek sorgulama yapmaktır. Ayrıca, firmaların kendi kullandığı ön muhasebe veya ERP sistemleri üzerinden de fatura durum bilgisi kontrol edilebilir. Alıcının e-posta adresine gönderilen PDF formatındaki fatura da, doğruluk açısından gib.gov.tr doğrulama ekranı ile kontrol edilebilir. Bu yöntemler sayesinde düzenlenen e-arşiv fatura bilgilerine hızlıca ulaşmak mümkündür.
Fatura sorgulama için gerekli bilgiler
Fatura sorgulama işlemi için genellikle fatura tarihi, fatura numarası ve vergi kimlik numarası gibi bilgiler gereklidir. Kesilen e-arşiv faturayı sorgularken, alıcı ve satıcı bilgileri de doğrulama sürecinde önem taşır. Bu veriler, GİB e-Arşiv Portalı üzerinden yapılacak doğrulama işlemlerinde talep edilebilir.
Fatura geçmişine erişim yolları
Fatura geçmişine erişim sağlamak için genellikle GİB e-Arşiv Portalı ya da entegrasyon sağlayıcılarının sunduğu dijital paneller kullanılmaktadır. Kullanıcılar, düzenlenen e-arşiv belgelerine tarih veya fatura numarasına göre kolaylıkla ulaşabilir. Ayrıca, muhasebe programları aracılığıyla geçmiş fatura kayıtları arşivlenip istenilen zaman diliminde görüntülenebilir.
