Dijital dönüşümün hızla ilerlediği günümüzde işletmeler için en önemli konulardan biri de faturalama süreçlerinin elektronik ortama taşınmasıdır. Bu noktada e-Fatura ve e-Arşiv kavramları öne çıkar. Peki bu iki sistem arasındaki farklar nelerdir, işletmeniz için hangisini kullanmalısınız? Gelin birlikte inceleyelim.
e-Fatura ve e-Arşiv Nedir?
e-Fatura, veri formatı ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen Vergi Usul Kanunu (VUK) gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleştirdiği elektronik belgedir. Çıktısı bilgi amaçlı alınabilir. Saklama elektronik ortamda yapılır.
e-Arşiv Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulan, kâğıt fatura yerine geçen dijital belgedir.
e-Fatura sistemine dâhil olmayan mükelleflere ya da son tüketicilere düzenlenebilir. e-Fatura kullanıcıları, e-Arşiv Fatura sistemine de otomatik olarak dâhildir.
e-Fatura ve e-Arşiv İletim Süreçleri
- e-Fatura: Düzenlendikten sonra anında GİB sistemi üzerinden karşı tarafa iletilir.
- e-Arşiv: e-Arşiv Fatura, alıcı talebine göre elektronik veya kâğıt olarak iletilebilir. Ancak internet üzerinden satış yapanlar e-Arşivi elektronik ortamda iletmek zorundadır. Ertesi gün sonuna kadar GİB’e raporlanmalıdır.
e-Fatura ve e-Arşiv İçin Yasal Zorunluluklar
e-Fatura ve e-Arşiv kullanımında bazı kriterler bulunmaktadır:
e-Fatura Zorunluluğu
- 2022 ve sonrası 3 milyon ciro yapan mükellefler
- Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (I) sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi yapan mükellefler
- Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa ve/veya ithal eden mükellefler
- Hal Kayıt Sistemi’ne kayıtlı komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticaretiyle iştigal eden mükellefler
- Sosyal Güvenlik Kurumu ile sözleşme imzalayan sağlık hizmeti sunucuları ile medikal malzeme ve ilaç/etken madde temin eden tüm mükellefler
- Brüt hasılatı 500 bin olup gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükellefler
- Şarj Hizmeti Yönetmeliği kapsamında Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu’ndan şarj ağı işletmeci lisansı alan mükellefler ile bu mükellefler tarafından sertifika verilen şarj istasyonu işletmecileri
- 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olup mal veya hizmetlerin alınması, satılması, kiralanması veya dağıtımı işlemlerinin gerçekleştirilmesine aracılık etmek üzere internet ortamında yayınlayan internet sitelerinin sahipleri veya işleticileri ile internet ortamında reklamların yayınlanmasına aracılık faaliyetinde bulunan mükellefler
e-Arşiv zorunluluğu
e-Fatura geçiş zorunluluğu olan mükellefler dışındaki mükellefler için zorunlu bir uygulama olmayıp, uygulamaya dâhil olmak isteyen mükelleflerin;
- e-Faturaya geçmek durumunda olan sektörlerin aynı tarihte e-Arşive geçme zorunluluğu da bulunur
- Başvuru esaslarına uygun şekilde e-Arşiv Fatura uygulamasına dâhil olmak için gerekli başvuruyu yapması gerekmektedir.
e-Fatura ve e-Arşiv İçin Başvuru ve Gereksinimler
e-Fatura kullanmak isteyen işletmelerin öncelikle sisteme kayıt olmaları gerekir. Tüzel kişiler için mali mühür zorunludur; gerçek kişiler (şahıs işletmeleri) e-imza ya da mali mühür kullanabilir. Kayıt için https://ebelgebasvuru.gib.gov.tr/ adresi üzerinden Portal (GİB portal) ya da Özel Entegrasyon seçerek başvuru yapılabilir. e-Arşiv uygulamasını kullanmak için de e-Fatura uygulamasına dâhil olmak gerekir; ancak GİB portal üzerinden e-Arşiv kesmek için e-Fatura üyesi olmak şart değildir.
Uyum Sağlamanın İşletmenize Katkıları
- Denetim süreçlerini kolaylaştırmak
- Yasal yükümlülükleri eksiksiz yerine getirmek
- Kâğıt, arşivleme ve operasyonel maliyetleri azaltmak
- Online satışlarda hızlı ve güvenilir faturalama sağlamak
Doğru Kararı Vermek: e-Fatura mı, e-Arşiv mi?
“e-Fatura mı, e-Arşiv mi?” sorusunun yanıtı işletmenizin müşteri kitlesine, faaliyet alanına ve yasal zorunluluklara göre değişir. Ancak her iki sistem de kâğıt kullanımını azaltarak maliyetleri düşürür, iş süreçlerini hızlandırır ve çevre dostu bir çözüm sunar. Hangi uygulamayı kullanmanız gerektiğini bilmek, dijital dönüşüm sürecinde size büyük avantaj sağlayacaktır.
Nilvera olarak, işletmelerin tüm e-dönüşüm süreçlerini tek panel üzerinden uçtan uca yönetmesini sağlıyoruz. e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve diğer tüm elektronik belge uygulamalarında güvenli, kolay ve mevzuata uygun çözümler sunarak operasyonel yükünüzü hafifletiyoruz. Teknolojik altyapımız sayesinde hem küçük ölçekli hem de yüksek hacimli işletmeler için esnek, ölçeklenebilir ve her an destek alabileceğiniz bir yapı sunuyoruz.
