e-Defter Zorunluluğu Hakkında Bilmeniz Gerekenler
Dijitalleşen iş dünyasında, vergi ve muhasebe süreçlerinde kâğıt defterler yerini hızla e-Defter uygulamasına bırakıyor. 2025 yılıyla birlikte kapsamı genişleyen e-Defter zorunluluğu, artık çok daha fazla işletmeyi ilgilendiriyor. Peki bu değişiklik sizi nasıl etkiliyor, hangi adımları atmanız gerekiyor? Gelin, tüm detayları birlikte inceleyelim.
e-Defter Nedir?
e-Defter, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) kapsamında tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve büyük defterin (defter-i kebir), dijital ortamda belirli standartlara uygun olarak hazırlanmasıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen XML tabanlı XBRL-GL formatında oluşturulur ve aylık ya da üç aylık dönemler hâlinde elektronik beratlarla onaylanarak saklanır. Bu sayede hem kâğıt defter yükümlülüğü ortadan kalkar hem de denetim süreçleri hızlanır.
Kimler e-Defter Tutmak Zorundadır?
1 Ocak 2025 itibarıyla getirilen düzenlemelerle birlikte e-Defter kapsamı önemli ölçüde genişletilmiştir:
- Dernek ve vakıfların iktisadi işletmeleri (bilanço esası dâhilindeyse)
- Bilanço esasına göre defter tutan tüm işletmeler (zorunlu veya ihtiyari)
- Şirket birleşmesi, bölünmesi veya tür değişikliği sonucu ortaya çıkan yeni şirketler (tescili izleyen 3 ay içinde)
Bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olanlar ile ihtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih eden mükellefler 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren e-Defter uygulamasına dâhil olmak zorundaydı.
e-Deftere Başvuru ve Giriş Süreci
e-Deftere geçiş için başvurular elektronik ortamda yapılır.
- Tüzel kişiler: Mali mühür veya Dijital Vergi Dairesi/e-Devlet şifresi ile giriş yapabilir.
- Gerçek kişiler: Mali mühür, e-imza veya Dijital Vergi Dairesi/e-Devlet şifresi kullanabilir.
Bu esneklik, özellikle küçük işletmeler için kolaylık sağlamaktadır.
Hangi Defterler e-Defter Kapsamındadır?
- Zorunlu: Yevmiye defteri, büyük defter (defter-i kebir).
- İhtiyari: Envanter defteri (isteğe bağlı olarak e-Defter formatında tutulabilir).
Önemli bir yenilik olarak 2025 itibarıyla büyük defterin XML dosyası GİB’e yüklenmeyecek, sadece beratları gönderilecektir. Yevmiye defteri dosyası ise yüklenmeye devam edecektir.
Berat Yükleme Süreleri
e-Defter beratları aylık ya da üç aylık dönemlerde yüklenebilir.
Aylık tercih yapanlar için:
- Gelir vergisi mükellefleri: İlgili ayı izleyen 4. ayın 10. günü son gün (Örneğin Ocak ayı için Mayıs ayının 10. günü)
- Diğer mükellefler: İlgili ayı izleyen 4. ayın 14. günü son gün (Örneğin Ocak ayı için Mayıs ayının 14. günü)
Üç aylık (geçici vergi dönemi) tercih yapanlar için:
- Gelir vergisi mükellefleri: Gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 10. gün sonu
- Diğer mükellefler: Kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 14. gün sonu
Her hesap döneminin ilk ayında tercih yapılır (örneğin 2025 için Ocak ayında) ve normal şartlarda yıl boyunca değiştirilemez. Ancak hesap dönemi içinde işe başlayan mükellefler, işe başladıkları ayın sonuna kadar tercihlerini güncelleyebilirler.
e-Deftere Geçiş ve Özel Durumlar
- Yeni işe başlayan veya bilanço esasına geçen işletmeler, ilgili tarihten itibaren 3 ay içinde e-Defter uygulamasına dâhil olmalıdır.
- Yıl içinde e-Deftere geçenler, geçişten sonraki 1 ay içinde kâğıt defterlerine kapanış tasdiki yaptırmak zorundadır.
- Geçişe başlanan ayda e-Defterde açılış fişi kaydedilir; kâğıt defterden devreden tüm bakiye hesaplar bu fiş ile aktarılır.
- e-Defter, yeni bir defter gibi başlar; yevmiye madde numaraları 1’den itibaren verilir.
- Yıl değişiminde: İzleyen yılın başında e-Defter için yeni yıl açılış onayı alınır ve yevmiye numaraları yine 1’den başlar.
- Zorunlu olduğu hâlde e-Deftere geçmeyenler için GİB re’sen hesap açabilir. Bu durumda kâğıt defterler hiç tutulmamış sayılır ve VUK hükümlerine göre cezai yaptırımlar uygulanır.
ETDS ile e-Defter Arasındaki Fark
e-Defter ile sık karıştırılan bir diğer sistem ETDS (Elektronik Ticari Defter Sistemi)’dir.
- e-Defter: Muhasebe defterlerini (yevmiye, kebir, envanter) kapsar ve GİB tarafından yürütülür.
- ETDS: Pay defteri, yönetim/müdürler kurulu karar defteri gibi ticari defterleri kapsar ve Ticaret Bakanlığı tarafından yürütülür.
01.07.2025 itibarıyla, kuruluş ve sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi şirketler için ETDS zorunlu hâle gelmiştir. 01.01.2026’dan itibaren kurulacak tüm şirketler için ETDS geçerli olacaktır.
e-Defter Zorunluluğuna Uyum İçin Kontrol Listesi
- Başvurularınızı Dijital Vergi Dairesi veya mali mühür/e-imza ile (https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/) adresi üzerinden yapın.
- GİB uyumlu yazılım tercih edin.
- Yılın ilk ayında aylık/üç aylık berat tercihinde bulunun.
- Berat yükleme takviminizi takip edin (10/14 gün kuralı).
- Geçiş yaptıysanız kâğıt defter kapanış tasdiklerinizi unutmayın.
- Arıza/mücbir sebeplerde zaman damgası kullanarak yüklemelerinizi koruyun.
2025’te e-Defter Artık Herkesin Gündeminde
2025 yılıyla birlikte e-Defter zorunluluğu kapsamı genişlemiş, bilanço esasına göre defter tutan tüm işletmeler bu sisteme dâhil edilmiştir. Berat yükleme süreleri ve teknik standartlar daha net hâle getirilmiş, ETDS ile birlikte şirketlerin tüm defter süreçlerinde dijitalleşmenin önü açılmıştır. İşletmelerin cezai yaptırımlarla karşılaşmaması ve süreçlerini kolaylaştırması için e-Defter yükümlülüklerini eksiksiz yerine getirmeleri büyük önem taşımaktadır.
