ELEKTRONİK SAKLAMA (E-SAKLAMA)
Gelir İdaresi Başkanlığı elektronik defter kullanıcılarına yasal zorunluluk kapsamında saklanması gereken defterler için bazı standartlar belirlemiştir. 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde e-defter kullanıcılarının muhafaza ve ibraz hususunda uyması gereken sorumlulukları bulunmaktadır. Buna göre e-defter kullanıcıları defterlerini Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlemiş olduğu süre ve koşullarda saklamakla yükümlü ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza etmek zorundadır.
E-defter mükellefleri GİB onaylı berat aldıkları için e-defterleri kağıt olarak saklamanın yasal olarak hiçbir geçerliliği bulunmamaktadır. Mükellefler e-defter ve beratlarını kendi imkanları ile bilgisayarlarında veya çeşitli donanım birimlerinde muhafaza edebilirler ancak bu durum büyük bir risk taşımaktadır. Günümüzde sıkça yaşanan siber saldırılar, bilgisayarların çökmesi, çalınması, virüs bulaşması, yangın vb. nedenlerle cihazlar zarar görebilmekte, dosya ve evraklar silinip kaybolabilmektedir. Bu durum saklamalarda ve ibrazlarda sorun meydana getirmektedir. Defterlerin kaybolması ya da istenildiğinde ibraz edilememesi durumunda mükelleflerin Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında hukuki ve cezai sorumlulukları bulunmaktadır. E-defter kullanıcılarının defterlerini kendi bilgi işlem sistemlerinde saklamanın yanı sıra GİB’den uyumluluk onayı alan bir yazılım ile çalışmaları bu risklerin önüne geçecektir. Gerekli lisanslara sahip bir saklamacı kuruluşta e-defterlerin saklanması mükellef için yüksek önem arz etmektedir.
E-SAKLAMA SİSTEMİNİ KULLANMANIN AVANTAJLARI
• Hukuken geçerli,
• Güvenilir,
• Silinme, değiştirilme, hasar görme, kaybolma riski yoktur,
• Mükellefler istedikleri zaman istedikleri yerden e-defterlere erişim sağlayabilir, görüntüleme ve yazdırma hizmetlerinden faydalanabilir.
Nilvera Yazılım olarak birden fazla merkezde eş zamanlı olarak saklama yapan güvenli altyapıya sahip saklamacı bir kuruluş ile çalışmaktayız. E-defter saklama hizmeti alarak e-defterlerinizi Türk Ticaret Kanunu kapsamında 10 yıl boyunca bulut sistemimizde saklamış olursunuz.
Örneğin, 2018 yılı için saklama hizmeti aldığınızda; 2018 yılı defterleri 2029 yılına kadar sistemimizde saklanacaktır.
